CPS 3.2

Guide utilisateur

SOMMAIRE

Introduction

Nuxeo CPS3 est un logiciel libre sous licence GPL, réalisé au dessus de la plate-forme Zope, et qui répond aux problématiques de gestion de contenu Web, travail collaboratif et portail. Il permet de mettre en place simplement, rapidement et efficacement des portails collaboratifs à grande échelle de type intranet, extranet ou internet.

CPS3 offre de nombreuses fonctionnalités pour réaliser des applications de travail collaboratif. Il s'agit d'un outil puissant et particulièrement simple d'utilisation permettant de gérer la publication de documents sur le web et de fédérer les collaborateurs autour d'axes de travail pertinents

CPS est fondé sur une dichotomie entre les espaces de travail, dédiés au travail collaboratif, permettant de regrouper une communauté d’utilisateurs au sein d’un espace unique en ligne et de mettre à leur disposition un ensemble d’outils de communication et de travail documentaire (partage de documents, suivi de versions, etc.), et les espaces de publication, dédiés à la consultation des documents, et qui constituent les différentes rubriques du portail, permettant aux utilisateurs de l'application de visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail

Ce document a pour but de présenter les différentes fonctionnalités de CPS3, et de vous accompagner en tant qu'utilisateur (que vous soyez administrateur général d'un site ou simple membre) dans la prise en main de l'outil.

 Se connecter au portail

Dès lors que vous êtes inscrit, vous possédez un identifiant et un mot de passe. C'est avec ceux-ci que vous allez vous identifier.

Un visiteur non-identifié a uniquement la possibilité de consulter les contenus publiés au sein des espaces de publication dont l'accès n'est pas limité.

Pour vous identifier, il suffit de suivre la procédure d'authentification détaillée ci-dessous.

 Procédure d'authentification

Rendez-vous tout d'abord sur la page d'accueil du site via l'URL dédiée. Puis cliquez sur le lien « Authentification » (dans la boîte de gauche), renseignez les champs «Nom d'utilisateur» et « Mot de passe », puis cliquez sur le bouton « Authentification ».

Si l'authentification échoue, vous serez prévenu par un message, et vous pourrez alors recommencer la manipulation en cliquant sur le lien « Authentification ».

Figure 1Interface d'authentification

Figure 2 Authentification réussie

Procédure de déconnexion

Lorsque vous avez terminé de travailler sur le portail, vous devez, pour des raisons de sécurité, fermer votre session. Pour vous déconnecter, il vous suffit de cliquer sur le lien « Me déconnecter » de la boîte de gauche.

 Gestion des utilisateurs

 Rôles et Permissions

Chaque utilisateur est défini par un rôle, qui représente un ensemble de permissions. Il existe deux types de rôles, les rôles locaux et les rôles globaux.

 Rôles globaux

Ce sont les rôles à la racine de l'application. Il existe deux rôles globaux :

Administrateur général (ou manager)

Super utilisateur qui dispose de tous les droits sur l’ensemble de l’application. C’est lui qui crée les utilisateurs et qui leur affecte un rôle global dans l’application. Il lui est également possible de créer des groupes d’utilisateurs permettant de regrouper différents utilisateurs et de leur affecter des rôles d’une manière mutualisée.

Membre ( ou contributeur)

Utilisateur déclaré par le responsable de l’espace, et donc reconnu par l’application. Le rôle de membre est ensuite affiné en fonction des différentes zones (groupes de travail et domaines) qu'il consulte : ce sont les rôles locaux

 Rôles locaux

Un utilisateur déclaré en tant que membre pourra ensuite voir ses droits affinés en fonction de l'espace ou il se trouve.

 Rôles dans les espaces de travail

Un espace de travail* est géré par un ou plusieurs responsables*, ces derniers coordonnant les différents contributeurs du portail fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Ainsi, chaque membre d'un espace de travail a la possibilité de contribuer en fonction de ses compétences et de ses droits au travail commun. L'accès aux espaces de travail est strictement réservé aux membres désignés des espaces en question.

Il existe trois rôles au sein d’un espace de travail: responsable, membre et visiteur.

Responsable de l'espace de travail

Utilisateur nommé par l'administrateur de l'application, il a en charge la gestion de son espace: gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l’espace et a des droits de lecture et d’écriture.

Membre de l'espace de travail (ou contributeur)

Utilisateur déclaré par le responsable de l’espace. Il a des droits de lecture et d’écriture sur l’espace de travail (création de documents / outils, soumission à validation de documents, commentaires, création de nouvelles versions de documents…)

Visiteur de l'espace de travail

Utilisateur déclaré par le responsable de l’espace, il a des droits de lecture et peut ajouter des commentaires aux documents créés dans l’espace.

 Rôles dans les espaces de publication

Espace de publication ou rubrique

Espace au sein duquel l'utilisateur peut consulter les documents publiés

Les espaces de publication* se définissent comme les différentes rubriques du portail. Ils permettent aux utilisateurs de l'application de visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail. Chaque espace de publication est géré par un responsable éditorial*.

Il existe trois rôles au sein d’un espace de publication : responsable éditorial, valideur et lecteur.

Responsable éditorial

Utilisateur nommé par l’administrateur du site, qui a en charge la gestion de sa rubrique (ou espace de publication): gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l’espace.

Valideur

Utilisateur déclaré par le responsable de l’espace de publication, qui a pour rôle de vérifier le contenu et la pertinence des documents et outils en attente de publication, puis de les accepter ou les rejeter à la publication au sein de la rubrique.

Lecteur

Utilisateur qui a le droit de consulter les documents dans les espaces de publication.

Par défaut, une rubrique n’est accessible en lecture à personne. Il faut au moins y déclarer des lecteurs qui auront le droit de consulter les documents.

 Les espaces personnels

Chaque utilisateur dispose d'un espace personnel au sein duquel il peut créer, éditer, modifier et organiser ses propres documents. Cependant, il n'a pas pour vocation d'être un espace de stockage.

Cet espace lui est strictement réservé et les documents qui y sont créés totalement privés.

En revanche, chaque document peut être mis en commun au sein d'espaces de travail collaboratifs afin de favoriser le travail en équipe.

 Créer un nouvel utilisateur

Pour pouvoir créer un nouvel utilisateur, vous devez être administrateur général du portail.

• Rendez-vous dans la partie « Annuaires » en cliquant sur le lien correspondant dans le menu « Actions du Portail » :

Figure 3 Sélection de l'annuaire

• Choisissez ensuite l'annuaire « Membres »

• Cliquez sur le lien « Créer une entrée dans membres » qui se situe en haut à droite.

• Renseignez le formulaire proposé permettant d'enregistrer un utilisateur dans l'application. Il convient de donner un nom d'utilisateur et un mot de passe ainsi qu'un rôle global (« administrateur » ou « membre ») à l'utilisateur que l'on désire créer.

• 
  Figure 4 Formulaire de création d'un utilisateur

  Cliquez sur le bouton « Créer » pour valider l'enregistrement de l'utilisateur

• 
  Figure 5Utilisateur créé dans l'annuaire

  Vous obtenez alors un récapitulatif des renseignements saisis, via lequel vous pouvez modifier directement les informations puis les valider en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

 Créer un groupe d'utilisateurs

La gestion des utilisateurs par groupe facilite l'attribution des rôles locaux. Pour créer un nouveau groupe vous devez être administrateur général du portail :

• Dans la partie « Annuaires », choisissez l'annuaire « Groupes ».

• Cliquez sur le lien « Créer une entrée dans groupes » qui se situe en haut à droite.

• Renseignez le formulaire proposé permettant d'enregistrer le groupe : donnez un nom au groupe, puis sélectionnez les utilisateurs qui composeront le groupe (pour sélectionner plusieurs utilisateurs, utilisez la touche Ctrl du clavier).

• Cliquez sur le bouton « Créer » pour valider l'enregistrement du groupe.

• Vous obtenez alors un récapitulatif des renseignements saisis, qui vous offre la possibilité de modifier les informations en cliquant sur le lien « Modifier l'entrée », ou de supprimer le groupe en cliquant sur le lien « Supprimer l'entrée » .

• 
  Figure 6Création d'un groupe d'utilisateurs

  Si certains champs saisis sont mal formés, non valides ou existent déjà, vous devrez les re-saisir (ils seront signalés d'une étoile), puis valider la création.

Les groupes " Authenticated " et " Anonymous " représentent respectivement l'ensemble des membres du portail inscrits dans l'annuaire, et l'ensemble des internautes non inscrits : vous pourrez par exemple donner accès en lecture aux internautes non inscrits, sur certains espaces de publication qui leur seront destinés.

 Consulter les annuaires

• Cliquez sur le lien « Annuaires » du menu « Actions du portail »

• Cliquez sur le lien « Membres » ou sur le lien « Groupes » selon votre choix

• 
  Figure 7 Formulaire de recherche multicritères

  Renseignez dans les différents champs caractérisant un membre ou un groupe, le ou les mots clefs de la recherche. En cliquant directement sur le bouton « Rechercher », sans avoir saisi aucun mot clef, vous obtiendrez la liste de tous les utilisateurs ou groupes déclarés dans l'annuaire.

• Lancez la recherche en cliquant sur le bouton « Rechercher » .

• La liste des résultats de la recherche s'affiche alors :

• 
  Figure 8Résultats de la recherche

  Il vous suffit alors de cliquer sur l'un de ces liens pour consulter la fiche d'information concernant l'utilisateur ou le groupe recherché :

Figure 9 Fiche personnelle d'un utilisateur

 Travail Coopératif

 Espace de travail

Qu'est-ce qu'un espace de travail?

Les espaces de travail regroupent des contributeurs du site, fédérés autour de thèmes précis. Il s'agit d'espaces collaboratifs au sein desquels des utilisateurs explicitement désignés peuvent créer du contenu et avoir accès à différents outils.

Chaque espace de travail peut être considéré comme une aire de stockage où les documents créés sont mutualisés.

Seul l'administrateur du site a la possibilité de créer des espaces de travail à la racine du site. C'est donc lui qui crée les premiers espaces de travail et délègue par la suite les rôles de responsable pour ces espaces. Les responsables d'espaces auront alors la possibilité de créer des permissions de contribution plus ou moins élevées.

Les utilisateurs ne peuvent accéder en lecture et écriture qu'aux espaces auxquels ils sont explicitement inscrits.

Accès aux espaces de travail

• Un membre n'a accès qu'aux espaces de travail auxquels il est autorisé. Lorsqu'il se connecte à l'application, il voit apparaître un onglet nommé « Racine des espaces de travail ». S'il clique sur cet onglet, il aura accès à tous les espaces de travail au sein desquels l'administrateur ou le responsable d'espace lui aura attribué un rôle.

• L'administrateur a accès à tous les espaces de travail. Pour accéder à la liste récapitulative des espaces de travail, il doit cliquer sur l’onglet « Racine des espaces de travail » situé sur la page d’accueil du portail.

Que vous soyez simple membre ou administrateur, une fois connecté, vous arrivez sur une page qui vous propose un récapitulatif des espaces de travail auxquels vous avez accès.

 Créer un espace de travail

Qui ? L'administrateur général

Pour créer un espace de travail à la racine des espaces de travail, vous devez être l'administrateur général du portail.

Une fois les espaces créés à la racine, vous pourrez ensuite déléguer le rôle de responsable d'espace à d'autres membres du portail.

Pour créer un nouvel espace de travail :

• Cliquez sur l’onglet « Racine des espaces de travail » situé sur la page d’accueil du portail.

• Cliquez sur le lien « Nouveau » dans la boîte « Actions de l'objet »

• Choisissez « Espace de travail » dans la liste des types de document

• Donnez un titre à l'espace de travail et cliquez sur le bouton « Ajouter »

Vous obtenez une interface d'édition au sein de laquelle vous pouvez ajouter une description, et choisir de cacher ou non l'espace créé au sein des boîtes de navigation. Si vous cachez l'espace à la navigation, il n'apparaîtra pas au sein des boîtes de navigation, et ne sera accessible qu'en cliquant sur le lien "Gérer le contenu", ou par le moteur de recherche.

• • 
    Figure 10Création d'un espace de travail

    En cliquant sur le lien « Voir » de la boîte d'actions de l'objet, vous obtenez un aperçu de l'espace créé :

Figure 11Aperçu de l'espace créé

 Affecter des rôles au sein d'un espace de travail

Qui? Le responsable de l'espace de travail

Par défaut, les premiers espaces de travail ne peuvent être créés que par l'administrateur du site.

Pour affecter des rôles locaux au sein d'un espace à la racine des espaces de travail, vous devez donc être administrateur général du portail : vous déléguerez leurs rôles aux premiers responsables d'espaces qui, à leur tour, vont avoir le droit d'affecter des utilisateurs et de leur attribuer des permissions au sein de leurs espace.

Désigner un responsable d'espace

• Pour désigner un responsable de l'espace de travail, rendez-vous dans l'espace de travail

• Cliquez sur le lien « Gérer les rôles locaux » dans la boîte « Actions de l’objet » (à droite de la page)

• Recherchez l'utilisateur à affecter à l'espace de travail en fonction de son nom d'utilisateur, en utilisant la zone « Recherche de membres » :

• 
  Figure 12 Recherche de l'utilisateur pour affectation de rôle

  Associez le rôle de responsable à l'utilisateur, en cochant la case correspondant à son nom, puis en sélectionnant le rôle « Responsable » dans la liste, et en cliquant sur le bouton « Déléguer rôle » :

Figure 13Affectation du rôle de responsable

Une fois le rôle affecté, l'utilisateur apparaît dans la liste récapitulative des rôles affectés pour le moment :

Figure 14Récapitulatif des rôles affectés

Dans cette liste des rôles locaux vous verrez parfois les rôles affectés au niveau de l'espace de travail contenant celui-ci : il y aura écrit par exemple "responsable de l'espace de travail dans ..." puis le nom de l'espace de travail au dessus de celui-ci.

Une fois le responsable d'espace désigné, celui-ci peut aussi gérer les rôles locaux au sein de son espace.

Désigner des membres

Pour affecter le rôle de membre (ou contributeur), suivez la procédure précédente, en utilisant la recherche par nom d'utilisateur, ou de groupe :

Figure 15Affectation de rôle à un groupe

Ensuite, choisissez le rôle " membre " dans le sélecteur.

Figure 16Affectation du rôle de membre à un groupe d'utilisateurs

Blocage de l'héritage

Dans les sous-espaces d'un espace de travail (ou de publication), les rôles locaux sont hérités. Pour bloquer cet héritage, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant au sein de l'interface de gestion des rôles locaux.

Dans l'exemple suivant, on veut que tous les membres du portail soient lecteurs de tous les espaces de travail, excepté l'espace « Projets ».

On affectera donc les rôles locaux au niveau de la racine des espaces comme ci-dessous :

Figure 17Affectation des droits au niveau de la racine des espaces

Figure 18Racine des espaces de travail

Figure 19Blocage de l'héritage des droits

La procédure est la même pour le blocage de l'héritage dans les espaces de publication.

Les actions disponibles au sein d'un espace de travail

 Envoyer une alerte e-mail

Grâce à ce lien, vous pouvez choisir le ou les membres du portail à qui vous désirez envoyer une notification par e-mail.

Vous pouvez rechercher les membres à alerter grâce à un formulaire de recherche multi-critère.

Figure 20Envoyer une alerte e-mail

Vous pouvez aussi rajouter l'adresse e-mail d'autres destinataires pour cette alerte.

Figure 21Choix des destinataires

Voir

Qui ? Tous les visiteurs de l'espace de travail

Cette action, contextuelle, permet d’obtenir l’aperçu de l'aspect définitif d’un objet. Elle permet de voir, par exemple

• les éléments (documents, sous-espaces, services…) constituant l'espace de travail dans lequel on se trouve

• un document dans sa vue finale (par opposition à l'interface à laquelle on accède lors de la modification)

Figure 22Aperçu d'un document

Nouveau

Qui?Tous les membres de l'espace de travail

C'est via cette action que vous pourrez créer n'importe quel nouvel objet dans l’espace en sélectionnant son type dans l'interface suivante :

Figure 23 Types de documents disponibles

 Gérer le contenu

Qui? Tous les membres de l'espace de travail

C'est via ce lien que vous pourrez supprimer un ou plusieurs document(s), organiser l'espace de travail et gérer son contenu. Pour cela, vous devez être au moins membre de l'espace de travail. En cliquant sur le lien, vous obtenez l'interface ci-dessous, proposant les actions suivantes :

• 
  Figure 24Interface de gestion de contenu d'un espace de travail

  Couper : Cette action permet de couper l'objet sélectionné à l’aide des cases à cocher pour ensuite le coller dans un autre espace ou sous-espace. Un document coupé n’apparaît plus dans son espace d’origine.

• Copier : Cette action permet de copier l'objet sélectionné pour ensuite le coller dans un autre espace ou sous-espace. Un document ou un espace copié apparaît toujours dans son espace d’origine.

• Renommer : Cette action permet de changer le titre d’un objet.

• Supprimer : Cette action sert à supprimer un objet.

• Déplacer au-dessus / Déplacer en-dessous / Déplacer au début / Déplacer à la fin : Ces actions permettent d’organiser l’ordre d’affichage des objets*.

• Les options : Ces options permettent d'organiser l'affichage des objets (la façon dont ils seront triés puis affichés):

Figure 26Options d'affichage

Figure 25Options de tri

Modifier

Qui? Tous les membres de l'espace de travail

Cette action permet d’avoir accès au formulaire de création d’un objet et de le modifier si besoin.

 Méta données

Qui? Tous les membres de l'espace de travail

Cette action permet de renseigner les méta-données associées à un document ou un service présent au sein d’un groupe de travail ou de les modifier si besoin.

 Gérer les rôles locaux

Qui? Le responsable de l'espace de travail

Cette action, réservée à l’administrateur général du site et aux responsables d’espaces, permet de gérer les accès à un espace donné (ajouter, supprimer, gérer les droits des utilisateurs de cet espace). Pour plus de précisions, voir la section 4.3 « Affecter des rôles au sein d'un espace de travail » page 15.

 Gérer les boîtes

Qui? Le responsable de l'espace de travail

Cette action, réservée à l’administrateur général du site et aux responsables d’espaces, permet de gérer les boites à l’intérieur d’un espace, afin d’en personnaliser l’apparence, le contenu et les fonctionnalités (Voir le chapitre Personnalisation de CPS3). Pour plus de détails, voir la section 6 « Personnalisation de CPS3 » page 68 )

Tour d'horizon des documents et outils disponibles

Qui ? Tous les membres de l'espace de travail

Au sein d'un espace de travail, vous avez à votre disposition plusieurs types de documents et d'outils.

Les documents ont une vocation purement éditoriale : ils ont des structures qui permettent de remplir les besoins génériques d'une organisation en termes documentaires.

Les outils sont de différents types : outils de communication (forum, chat), d'alerte (liste de diffusion), etc...

Les documents

 Document flexible

Le document flexible permet de créer un nouveau document par l'agencement de blocs de contenu. Les différents blocs que l'on peut créer sont : bloc de lien, bloc de texte & image, fichier attaché.

 Fichier

Le fichier permet de mettre en ligne un fichier externe (CPS3 supporte tous les formats de fichiers) et de l’indexer en fonction des métadonnées qui lui sont associées et de son texte intégral (seuls les types de fichiers bureautiques les plus courants peuvent être indexés en texte intégral). Le système propose une prévisualisation des fichiers Open office auxquels on aura appliqué les styles standards.

 Image

Le document de type Image permet de télécharger des images vers un groupe de travail, ou dans un document de type Photothèque depuis l'ordinateur de l'utilisateur.

 Photothèque

Il s'agit d'un document qui permet de créer une bibliothèque de documents de type « Image ».

Pour pouvoir utiliser une photothèque, créez dans un premier temps le document de type « Photothèque », puis ensuite insérez-y des éléments de type « Image ».

Pour cela:

• Dans l'espace de travail dans lequel vous désirez créer la photothèque cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions.

• Sélectionnez le type de document « Photothèque » .

Après avoir donné un titre au document, cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Vous obtenez l'interface suivante :

Figure 27Formulaire de création d'une photothèque

Vous validez ensuite en cliquant sur le bouton « Créer » : le dossier photothèque, qui va contenir les images, est créé.

Pour remplir la photothèque, cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions.

Figure 28 Création d'une image dans la photothèque

Vous pouvez aussi créer un sous-document de type « Photothèque » au sein d'une photothèque.

Ajoutez autant d'images que vous voulez à la photothèque en cliquant sur le lien « Nouveau ». Pour visualiser la photothèque, cliquez sur le lien « Voir » au niveau de la photothèque.

Figure 29 Aperçu de la photothèque

Figure 30Aperçu d'une image de la photothèque

En cliquant sur le lien « Gérer le Contenu » de la boîte d'action, vous pouvez organiser la photothèque selon vos besoins.

Comme tout type de document, la photothèque peut être soumise à publication*.

 Glossaire

Le glossaire représente un ensemble de documents de type « Définitions de termes » classés alphabétiquement.

 Définition de terme

Une définition de terme est une entrée dans un glossaire.

 Événement

Il s'agit d'un document qui permet d’afficher des informations concernant un événement. On dispose d'une date de début et d'une date de fin de l'événement.

Il peut être utilisé par exemple dans le cas de l'annonce d'une exposition temporaire ou de l'ouverture d'un musée. Il s'agit donc d'un document voué à une existence éphémère sur le portail.

La boîte « Calendrier » utilise ce type de document : elle affiche en gras dans un petit calendrier en vue mensuelle les jours pour lesquels il existe un événement publié. En cliquant sur une date en gras, on obtient une vue du ou des événements.

 Lien

Le document de type Lien permet d’afficher des liens de la forme « http://www..... » vers des pages internes ou externes au portail.

Le titre du lien sera le texte sur lequel les utilisateurs du portail cliqueront pour accéder à l'adresse saisie.

 Nouvelle

La nouvelle permet de publier un document de type actualité qui a pour vocation d'être vu sur le site public. Elle comprend aussi une date de parution, et on peut lui attacher un fichier et une image.

 FAQ

La Foire aux Questions* vous permettra de constituer un dossier composé d'un ou plusieurs éléments de type « Question fréquemment posée », afin de présenter des réponses aux questions que les utilisateurs du portail se posent sans avoir à leur répondre par courrier électronique.

Pour pouvoir utiliser une FAQ, vous devez dans un premier temps créer le document FAQ, puis ensuite créer des éléments de type « Question fréquemment posée ».

Pour cela, dans l'espace de travail dans lequel vous voulez créer la FAQ, cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions, puis sélectionnez le type de document « Foire aux Questions ».

Après avoir donné un titre au document, cliquez sur le bouton « Ajouter » : vous obtenez l'interface suivante :

Figure 31Formulaire de création d'une FAQ

Vous pouvez alors saisir un commentaire (facultatif) et cliquer sur le bouton « Créer ».

Une fois la FAQ créée, vous avez la possibilité de créer soit un autre dossier FAQ à l'intérieur de celle-ci, soit des documents question/réponse (de type « Question Fréquemment posée »), en cliquant sur le lien « Nouveau » situé dans cet écran, dans la boîte d'actions de droite.

Pour créer une question/réponse, sélectionnez le type de document « Question Fréquemment posée » et saisissez l'intitulé de la question dans le champ « titre ».

Figure 32Création d'une question de la FAQ

Figure 33Saisie de la réponse

Après avoir cliqué sur le bouton « Créer », vous obtenez un récapitulatif des données saisies dans le document Question/Réponse .

En cliquant sur le lien « Voir » de la boîte d'actions, vous pouvez visualiser l'aspect final du document Question/Réponse :

Figure 34Type de document "Question Fréquemment Posée"

Une fois toutes les questions/réponses saisies, vous pouvez alors visualiser un aperçu de la FAQ en cliquant sur le lien " Voir " de la boite d'actions de l'objet au niveau du dossier FAQ :

Figure 35 Aperçu de la FAQ

Les documents Question/Réponse peuvent aussi être publiés individuellement. La soumission à publication se fait toujours par le lien « Soumettre » de la boîte d'actions de la barre de droite.

La fiche d'information

La fiche d'information vous permet de générer simplement par interface web des formulaires afin de réaliser, par exemple, des enquêtes ou des sondages auprès des utilisateurs. Les résultats issus de ces formulaires sont exportables au format CSV, ce qui permet de les exploiter ensuite via un tableur.

Créer la fiche d'information

Pour créer une fiche d'information, sélectionnez le type de document « Fiche d'information » dans la liste des documents disponibles, et saisissez le titre et la description du document :

Figure 36Création de la fiche d'information

Si vous souhaitez que l'utilisateur voie apparaître les derniers renseignements saisis au sein de cette fiche, cochez la case « Afficher la dernière saisie » :

Figure 37Propriétés de la fiche d'information

Créer les champs de la fiche

Ensuite vous devez créer un a un les champs du formulaire dont vous venez de saisir les propriétés.

Pour créer les champs de cette fiche d'information, cliquez sur le lien « Modifier le formulaire » de la boîte d'actions : l’interface de génération de fiche permet de créer tout type de formulaire HTML, avec contrôle de saisie sur les types de champs définis (ex : email, téléphone, date, etc.) et d’obliger la saisie de certains champs. Vous obtenez l'interface de génération de fiche suivante :

Figure 38Interface de génération des champs de la fiche d'information

Pour créer un champ, saisissez un identifiant pour ce champ, sélectionnez son type, puis cliquez sur « Ajouter un champ » :

Les types de champs disponibles sont :

• • titre : permet d'ajouter un titre dans le formulaire

  • Chaîne de caractère : champ de saisie texte simple

  • Adresse e-mail : champ de saisie texte simple (avec contrôle de forme valide d'émail)

  • URL :champ de saisie texte simple (vérification de forme valide d'URL)

  • Date :champ de saisie date (vérification de forme valide de date JJ/MM/AAAA)

  • Mot de passe : champ de saisie de mot de passe

  • Nombre entier : champ de saisie nombre entier

  • Nombre décimal : champ de saisie nombre décimal

  • Numéro de téléphone : champ de saisie texte simple (vérification de validité du numéro )

  • Zone de texte : zone de saisie de texte (plusieurs lignes)

  • Adresse : zone de saisie d'une adresse

  • Bouton radio : liste de choix sous forme de boutons radio (Affichage vertical ou horizontal des choix)

  • Case à cocher : choix case à cocher

  • Liste déroulante : liste de choix déroulante (Choix simple ou multiple)

  • Bouton de validation : valide le formulaire et le stocke (Possibilité de transmission des données par mail)

  • Bouton d'effacement : Efface le formulaire

  • Chaîne invisible : valeur cachée (transmise au serveur mais non affiché à l'utilisateur)

  • Commentaires : affiche un texte de commentaire

  • Fichier : champ de téléchargement de fichier

Figure 39Édition d'un champ de type « case à cocher »

Figure 40Exemple de création d'un champ "bouton radio"

• Taille: taille du champ lors de l’affichage du formulaire

• Taille maximum: nombre de caractères maximum lors de la saisie de texte

• Valeur par défaut: valeur initiale du champ

• Obligatoire: rend le champ obligatoire lors de la saisie du formulaire.

• Enchaîner avec le champ suivant: affiche le champ courant et le prochain sur la même ligne (ex : Nom – Prénom).

Une fois le champ créé, cliquez sur le bouton « Modifier ».

Note : Attention à ne pas oublier de faire apparaître, à la fin de la fiche, au moins un bouton de validation, et un bouton de réinitialisation si besoin est.

Vous pouvez organiser les champs entre eux à l'aide des boutons « Déplacer vers le haut », « Déplacer vers le bas» et « Supprimer » :

Figure 41Gestion des champs du formulaire

Figure 42Aperçu du sondage

Contrôles et aide à la saisie

Lors de la validation d’un formulaire, le système procède à une vérification de la saisie. Ce contrôle se base sur la nature et la configuration de chaque champ (forme, obligatoire ou non, taille, etc.). S’il détecte une erreur, le formulaire est affiché à nouveau, renseigné avec les données saisies. Le système indique pour chaque champ la nature de l’erreur et marque les champs erronés en rouge.

Les champs obligatoires sont marqués par une astérisque suivant le libellé.

• Nature des contrôles sur email : on contrôle présence d’un . et de @

• Nature des contrôles N° de téléphone : pas de lettre

Comme tout type de document, la fiche d'information peut être soumise à publication et validée pour apparaître dans les rubriques.

Stockage et récupération des données

Lors de la validation d’un formulaire et si tous les contrôles sont passés, les données du formulaire sont stockées dans la base.

Les données d’un formulaire sont exportables au format CSV. Il est nécessaire de préciser que l’export du fichier CSV peut s’effectuer a posteriori sur la totalité des entrées formulaire stockées en base.

 Les outils

 Forum

Au sein des espaces de travail ou de publication, vous disposez d'un service permettant de communiquer avec les membres de l'espace grâce à un système de messages et de réponses : le forum.

Créer un forum

Qui? Tous les membres d'un espace de travail – Le responsable de l'espace de publication

Pour créer un forum, vous devez suivre la démarche suivante:

• Rendez-vous dans un espace de travail ou dans une rubrique

• Cliquez sur le lien « Nouveau » dans la boite d’actions

• Choisissez « Forum » dans la liste des objets proposés

• Donnez un titre en utilisant le champ de bas de page et cliquez sur « Ajouter »

• Puis, dans le formulaire suivant, remplissez les champs qualifiant le forum.

• 
  Figure 43Création d'un forum

  Choisissez le type de modération:

• A priori : les messages postés sur le forum doivent être validés par le modérateur du forum avant d’être visibles pour les utilisateurs.

• A posteriori : les messages postés sont visibles pour les autres utilisateurs dès qu’ils sont publiés, le modérateur peut cependant les rendre invisibles ou les supprimer a posteriori .

• Cliquez sur « Modifier » .

 Les rôles au sein du forum

Par défaut, les membres et lecteurs d'un espace de travail sont automatiquement posteurs sur le ou les forum(s) contenu(s) dans cet espace, et le(s) responsable(s) de l'espace, modérateur(s).

Déclaration de posteurs pour le forum

Au sein d'un forum, un posteur est un utilisateur qui est autorisé à poster des messages.

Pour déclarer un posteur dans le forum que vous venez de créer, vous devez :

• • Cliquer sur le lien « Gestion des rôles locaux » présent dans la boite d’actions

  • Rechercher les utilisateurs que vous désirez déclarer en tant que posteurs (c’est-à-dire utilisateurs pouvant participer au forum) à l’aide de l’interface de recherche suivante :

Figure 44Recherche des membres par groupe

• • Sélectionner le ou les utilisateur(s) que vous décidez de déclarer comme posteur(s) parmi les résultats renvoyés par la recherche à l’aide des cases à cocher :

• 
  Figure 45Délégation du rôle de posteur à un groupe

  Leur affecter la qualité de « Posteur sur forum » à l’aide du sélecteur.

• Puis, pour finir, cliquer sur le bouton « Déléguer rôle »

Déclaration d'un modérateur pour le forum

Au sein d'un forum, un modérateur est un utilisateur qui est chargé de filtrer les messages postés.

Pour affecter un modérateur au forum que vous venez de créer :

• • Cliquez sur le lien « Gestion des rôles locaux »présent dans la boite d’action

  • 
    Figure 46Interface de recherche de membres

    Recherchez les utilisateurs que vous désirez déclarer en tant que modérateur à l’aide de l’interface de recherche suivante :

• • Sélectionnez le ou les utilisateur que vous désirez déclarer comme modérateurs parmi les résultats renvoyés par la recherche à l’aide des cases à cocher

    • 
      Figure 47Choix du modérateur

      Affectez lui/leur la qualité de « Modérateur de forum » à l’aide du sélecteur suivant :

• Vous obtenez une interface récapitulative des différents intervenants pour ce forum :

Figure 48Interface récapitulative des rôles affectés

Participation au forum

Qui? Les membres déclarés posteurs sur le forum, mes membres et lecteurs de l'espace de travail

Pour participer à un forum, vous devez être déclaré dans la zone dans laquelle il est disponible.

Créer un message à la racine du forum

• Rendez-vous dans une rubrique ou dans un espace auquel vous avez accès

• Cliquez sur le titre du forum auquel vous désirez participer

• Cliquez sur nouveau fil

• Un formulaire de saisie apparaît, renseignez les champs sujet et message

Figure 49Envoi d'un message par un posteur

Une fois le message saisit, cliquez sur " Poster "

Figure 50Apparence du message posté

Figure 51Message à valider par le modérateur

Répondre à un message

• Cliquez sur l'intitulé du message au sein de la liste des messages :

• 
  Figure 52Liste de messages

  Cliquez sur le bouton « Répondre » :

• 
  Figure 53Détail du message

  Suivez la procédure de création de message précédemment décrite.

• Vous obtenez l'écran suivant :

Figure 54liste des fils de discussion

Modération du forum

Qui? Le(s) membre(s) déclaré(s) modérateur du forum

• Rendez-vous sur le forum dont vous êtes modérateur

• 
  Figure 55Modération d'un message

  Sélectionnez les messages à traiter à l’aide des cases à cocher (ceux précédés d’un point rouge ne sont pas visibles par les utilisateurs) au sein de la liste des messages.

• Vous pouvez alors effectuer les actions suivantes :

  • Cliquez sur « Publier »: rend consultable par les utilisateurs le message sélectionné (action disponible pour les messages précédés d’un point rouge)

  • Cliquez sur « Dépublier » : rend invisibles les messages sélectionnés publiés sur le forum (leur affecte un point rouge)

  • Cliquez sur « Supprimer » : supprime de façon définitive le message sélectionné.

Vous pouvez publier et dépublier un message autant de fois que nécessaire, mais la suppression est définitive.

La liste de diffusion

La liste de diffusion vous permet d'adresser des messages (lettres d'information par exemple), par e-mail à une liste d'abonnés. Vous pouvez adresser les mails aux utilisateurs inscrits à un espace de travail / de publication, aux membres du portail et à des utilisateurs externes au portail.

 Création d'une liste de diffusion

Qui? L'administrateur général du portail et les responsables d’espaces de travail

Pour créer une nouvelle liste de diffusion, vous devez suivre la procédure ci-dessous :

• Rendez-vous dans l'espace de travail ou dans la rubrique (dans ce dernier cas, vous devez être responsable de la rubrique) dans laquelle vous désirez créer la liste.

• Cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions

• Sélectionnez « Liste de diffusion » dans les types de documents disponibles

• Nommez la nouvelle liste et validez la création en cliquant sur « Ajouter »

• Vous obtenez l'interface suivante :

• 
  Figure 56Création d'une liste de diffusion

  Choisissez le type de liste de diffusion :

  • « Divers » : la liste de diffusion est envoyée à des utilisateurs selon la volonté de son responsable

  • « Notification » : la liste de diffusion envoie un mail automatiquement lors de la création d'un document au sein de l'espace de travail ou lors de la publication d'un document dans une rubrique

• Renseignez les champs suivants :

• • Titre : le titre de la liste

  • Description : description facultative pour la liste

  • Adresse de la liste ou adresse de l'expéditeur formel (champ obligatoire): adresse qui sera affichée dans le champ « adresse de l'expéditeur » à la réception d'un mail provenant de cette liste et à laquelle les abonnés pourront répondre.

• • Case à cocher « Modérée » : permet de décider si les mails envoyés à la liste vont passer par une étape de vérification et de validation avant d'être envoyés aux abonnés et archivés, ou non.

• • Champ « Modérateur » : adresse email du membre de l'espace de travail qui aura pour mission de vérifier le contenu des mail postés vers la liste de diffusion si celle -ci est modérée.

• • Sélecteur « Archivée »

• • • pas archivée: les lettres envoyés et reçues sont archivées et organisées (voir archive)

    • texte pur : seul le texte de la lettre sera archivé

    • avec pièce jointe/ les pièces jointes contenues dans les mails sont archivées

• • Champ « Serveurs autorisés » (ou Mail-Transfer-Agent-Hosts ) : Option de sécurité. Ce sont les serveurs qui sont autorisés à faire des envois au serveur Zope sur lequel tourne le liste de diffusion. Si ce champ reste vide, il n'y a pas de vérification de sécurité (tous les hôtes peuvent effectuer des envois)

• Cliquez sur le bouton « Valider »

Modération de la liste

Pour qu'une liste soit modérée, il suffit, à la création de celle-ci, de cocher la case " Modérée " puis de saisir l'adresse email du modérateur dans le champ " Modérateur "

Le modérateur de la liste est obligatoirement un membre de l'espace de travail au sein duquel est crée la liste. Il aura pour mission de vérifier le contenu des mail postés vers la liste de diffusion si celle -ci est modérée.

Le modérateur reçoit chaque mail entrant et doit le valider. Il n'est envoyé et archivé qu'une fois validé.

La lettre d'information (envoyée depuis le portail vers les abonnés) quant à elle n'est pas modérée.

Abonnement/désabonnement

Pour pouvoir utiliser une liste de diffusion, c'est-à-dire la recevoir et y répondre, vous devez vous être préalablement abonné à celle-ci.

• S'abonner

Qui? L'administrateur général du portail, les responsables et les membres d'un espace de travail

Pour s'abonner, rendez-vous sur la liste de diffusion en question, cliquez sur le lien " S'abonner " et entrez votre adresse e-mail dans le champ indiqué.

• Abonner quelqu'un

Qui? L'administrateur général du portail, les responsables et les membres d'un espace de travail peuvent abonner des utilisateurs aux listes de diffusion.

Il n'est pas nécessaire d'être membre d'un espace de travail, ni membre du portail, pour être abonné par un membre aux listes de diffusion de cet espace .

Pour abonner quelqu'un à une liste, rendez-vous sur celle-ci, cliquez sur le lien correspondant.

Ensuite, saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous désirez abonner puis validez.

Gestion des abonnés

Qui? Seuls l'administrateur général du portail et les responsables d’espaces de travail peuvent gérer les abonnées des liste de diffusions qui se trouvent au sein de l'espace dont ils sont responsables.

Pour gérer les abonnés, rendez-vous sur la liste puis cliquez sur le lien " Gestion des abonnés ". Vous pouvez alors supprimer ou modifier tous les renseignements de cet écran.

Envoyer un message

Qui ? Tout responsable ou membre d'un espace de travail

Rendez-vous sur la liste de diffusion concernée, dans l'espace de travail, cliquez sur le lien " Envoyer une lettre d'information ", rédigez la lettre, renseignez le sujet puis cliquez sur " Envoyer ".

Celle-ci sera alors envoyée aux abonnés, et archivée si l'option correspondante a été activée.

Note : Si un non-abonné essaie d'envoyer un mail à la liste, il reçoit un mail l'informant qu'il n'a pas les droits suffisants, et lui fournissant l'adresse e-mail du valideur, ce mail n'étant ni archivé ni transmis aux abonnés.

La lettre d'information écrite depuis le liste de diffusion ne passe pas par une validation par le modérateur.

Répondre à la liste

Qui ? Tout membre de l'espace de travail abonné à la liste de diffusion, ou toute personne ayant été abonnée à la liste.

Vous pouvez écrire un mail à l'adresse de la liste de diffusion. Celui -ci sera transmis à tous les abonnés de la liste et archivé si l'option est activée. Attention, si la liste de diffusion est modéré, il passera par une validation du modérateur avant d'être transmis aux abonnés.

Lorsque vous avez répondu à la liste, un mail vous est envoyé pour vous prévenir que votre courrier est en phase d'approbation par le valideur.

Note : Si vous écrivez un mail a la liste sans y être abonné, celui-ci sera rejeté.

Archives de mail

Quand l'option d'archivage est active pour une liste de diffusion, les lettres d'information envoyées depuis la liste et les réponses envoyées à la liste par les abonnés sont archivées.

Note : un mail contenant des pièces jointes est archivé sous la forme d'un document flexible. Le nombre de fichiers téléchargés au sein du document flexible correspondra au nombre de pièces jointes dans le mail.

• Consulter les archives

Qui ?Tout utilisateur qui a au moins des droits de lecture sur l'espace de travail dans lequel se trouve la liste.

Pour consulter les archives, rendez-vous sur cette liste puis cliquez sur le lien "Archives". Vous obtenez un tableau récapitulatif des archives par mois .

En cliquant sur le contenu d'un mois, vous pouvez alors accéder à tous les messages échangés pendant cette période :

• Gérer les archives

Qui ? l'administrateur général du portail et les responsables d’espaces (de travail et de publication dans lequel se trouve la liste)

Pour gérer les archives, rendez-vous sur la liste en question. Les archives de mail y sont classées par année puis par mois :

Figure 57Archives de mails

Figure 58Mail contenu dans l'archive du mois de septembre

L'agenda

Vous pouvez disposer au sein du portail d'un agenda de travail personnel, qui se trouvera dans votre espace personnel.

Mais vous pouvez aussi créer un agenda au sein d'un espace de travail : il devient alors l'agenda de l'espace ou agenda partagé.

L'agenda partagé permet d'afficher et de gérer des événements au sein d'un espace. C’est le responsable de l’espace de travail qui décide d’ouvrir cette zone qui permettra de créer des événements.

L'affichage des événements s'effectue sous forme calendaire. Il existe plusieurs vues d'événements :

• vue quotidienne

• vue hebdomadaire

• vue mensuelle

Vous pouvez passer respectivement aux mois/semaines/jours précédents et suivants via les flèches correspondantes  " << " et " >> ".

Vous pouvez créer soit des réunions soit des événements au sein de l'agenda .

Figure 59Vue hebdomadaire de l'agenda

La réunion

L'agenda partagé permet d'organiser des réunions en invitant plusieurs personnes à participer à un événement au sein d'un même endroit.

Création d'une réunion

Pour créer une réunion, rendez-vous sur l'agenda concerné, cliquez sur le lien " Assistant ". Ensuite, saisissez les renseignements au sein de l'assistant de création :

• Intitulé de la réunion

• Description (facultative)

• Date (début et fin) de la période de recherche de disponibilité

• Heure (début et fin) de la période de recherche de disponibilité

• Lieu de la réunion (facultatif)

• Personnes conviées (interface de recherche des personnes conviées )

• Durée désirée de la réunion (en heures)

• Statut de la réunion :confirmé ou non confirmé

• Catégorie : personnel ou travail

La recherche des personnes que vous souhaitez convier à sa réunion se fait via le formulaire de recherche suivant:

• Recherchez les personnes par nom d'utilisateur, ou de groupe

• Cochez les cases correspondantes au sein du résultat de la recherche

• Validez

Ensuite, choisissez la plage temporelle (jours et heures) au sein de laquelle vous désirez que la réunion aie lieu :

Figure 60Création d'une réunion

Une fois cette recherche de disponibilité effectuée, vous pouvez alors choisir une période de temps parmi les propositions .

Figure 61 Vérification de disponibilité et gestion des participants

Vous n'avez plus qu'a renseigner les propriétés de la réunion :

Les participants conviés reçoivent alors un message généré automatiquement voué à les avertir de l’événement prévu. Ce message contient un lien vers la page de l’événement créé de manière à ce qu’ils puissent aller confirmer ou non leur participation.

Figure 62Interface de création de la réunion

Modification et suppression d'une réunion

Pour modifier ou supprimer une réunion, il vous suffit de vous rendre sur cette réunion, en cliquant dessus, puis de cliquer sur les liens " Modifier " ou " Supprimer " qui se trouvent dans la boîte d'actions.

L'évènement

Création d'un évènement

L'agenda permet de programmer des évènements périodiques. C'est-à-dire qu'un même événement peut apparaître, par exemple, tous les vendredis de 10 heures à 11h30 pendant une période de temps définie.

Pour créer un nouvel événement à l’intérieur de cet agenda, il suffit de se rendre sur l'agenda de l’espace de travail et de sélectionner « Créer un nouvel évènement », ou de cliquer sur le bouton "+" en bas de chaque colonne de l'agenda. Un formulaire de création s’affiche alors. Il est composé des champs suivants :

• Intitulé de l'évènement

• Type d'évènement

  • Standard : évènement ponctuel,

  • Sur plusieurs jours : il dispose alors d'une date de début et de fin d'événement pour répéter celui-ci sur plusieurs jours consécutifs.

  • Récurrent  : programmation d'événements périodiques sans exception, c'est-à-dire qu'un même évènement peut apparaître, par exemple, tous les vendredis de 10 heures à 12h pendant une période de temps définie, bornée par une date de début et de fin d'événement

• Date : format date (JJ/MM/AAAA) (champ obligatoire)

• Heure de début et de fin de l'événement

• Lieu : (facultatif par défaut)

• Statut : confirmé ou non confirmé

• Catégorie : choix entre personnel, privé, autre

• Transparent : un évènement est transparent si la personne concernée reste disponible pendant la période de temps indiquée.

• Description (champ facultatif par défaut)

La visibilité des événements contenus au sein de ces agendas est conditionnée par leur nature : privée ou publique. Un code couleur permet de distinguer ces deux types d’événements.

• évènement privés : l'objet des évènement privés n'est pas communiqué mais les utilisateurs voient qu'une zone de temps est réservée.

• évènement publics : les évènement publics (objets et zone de temps occupée) sont visibles par tous les utilisateurs authentifiés.

Pour créer un évènement sur plusieurs jours, ou réccurent, vous devez sélectionner le choix correspondant dans le sélecteur " Type d'évènement ", puis cliquer sur le bouton " Changer de type ".

L'interface s'adapte alors aux exigences du type d'évènement sélectionné.

Vous pouvez aussi gérer les utilisateurs participants à cet événement . Il lui faut alors cliquer sur le lien "Gérer les participants" dans la boîte d'actions de l'objet, puis rechercher les participants qu'il désire avertir et inscrire. La recherche des participants se fait par par nom, adresse mél et par groupe.

Modification ou Suppression d'un évènement

Il est également possible de modifier ou supprimer un événement. Pour cela, vous devez vous rendre dans l'agenda, cliquer directement sur l'évènement à modifier ou à supprimer, puis cliquer sur le lien " Modifier " ou " Supprimer ".

Lors de la suppression, vous pouvez choisir d'envoyer ou non une notification par mail aux participants.

Notifications

A la création d'un évènement, les participants recevront automatiquement des notifications, sous forme de requêtes les invitant à visionner le nouvel évènement auquel ils sont invités .

Ils auront alors les alternatives suivantes:

• Confirmer cet évènement

• Ignorer cet évènement

• essayer : il notifie qu'il essaiera de participer à cet évènement

• décliner : il refuse l'évènement

• décliner et effacer : il refuse l'évènement et celui-ci disparaît de son agenda

Rôles sur un agenda

Une fois que cet agenda est créé, les utilisateurs de l’espace héritent automatiquement (par défaut), pour agir dessus, de leurs rôles au sein de l’espace :

• Le responsable de l’espace de travail est également responsable de l’agenda, c’est-à-dire qu’il en gère les droits,

• Le contributeur de l’espace de travail est également contributeur de l’agenda, c’est-à-dire qu’il a des droits d’écriture et de lecture dessus,

• Le visiteur de l’espace de travail est également visiteur de l’agenda, c’est-à-dire qu’il a des droits de lecture dessus.

  Ces droits sont toutefois paramétrables manuellement. Il suffit de vous rendre sur l'agenda et de cliquer sur le lien " Gérer les rôles locaux ". Après avoir recherché les utilisateurs auxquels vous voulez donner un rôle au sein de l'agenda, sélectionnez ce rôle, avant de valider les modifications.

Agendas de salles et de ressources

Lors de la création d'un agenda partagé, au sein du formulaire d'édition, vous pouvez choisir de créer un agenda de salle, ou de ressource, ce qui vous permettra, par exemple, d'obtenir, pendant la création d'une réunion, les salles et matériels (video projecteur...) disponibles.

Figure 63Création d'un agenda de salle

Figure 64Création d'une réunion avec réservation de salle

 Les actions disponibles pour un document

 Historique

En cliquant sur le lien " Historique ", vous pouvez consulter :

• Le statut* du document

Aussi appelé son état de validation, il détermine qui est autorisé à le voir, et détermine son état dans le workflow*.

• • Un document ayant un statut travail peut être consulté par les responsables, membres et visiteurs de l'espace de travail, et peut être édité par les membres de ce même espace de travail et par les responsables.

  • Un document qui a été soumis à publication dans une ou plusieurs rubriques sera défini comme « en attente »dans l'historique.

  • Seuls les objets ayant un statut publié seront accessibles aux lecteurs des rubriques.

• La version d'un document : A chaque fois que l'utilisateur modifie le document, le numéro de sa version est incrémenté.

• L'historique d'un document : L'historique permet de consulter toutes les actions effectuées sur un document depuis sa création : qui a fait quoi, et quand, sur le document.

Par exemple, voici l'historique de la première version d'un document de type « Nouvelle », avant publication:

Figure 65Historique du document avant publication

Ici le responsable de l'espace de publication " Informations générales " a validé la demande de publication : l'historique du document indique alors le numéro de version (Version 1), et l'état (publié dans la section " Informations générales) :

Illustration 1Historique du document après publication

Une fois soumis par son créateur, et publié (c'est-à-dire accepté par le valideur), la nouvelle version (Version 2) remplace la première.

Statut d'un document

État du document à travers le workflow de validation (travail, attente, publié)

Workflow

Chaîne de validation d'un document ou service

 Créer une version

Qui? Tout membre de l'espace de travail

Gestion et suivi des versions

L’application propose un système de gestion des versions d’un document. Ce système permet à plusieurs personnes de travailler sur un même document sans que le travail des uns n’écrase celui des autres. Dans le cas déjà abordé de la modification d’un document (action «éditer»), lorsque les modifications effectuées sont validées, la version précédente du document est écrasée.

En revanche, lorsque l’on crée une version, toute modification du document donne lieu à la sauvegarde du document initial. Il est alors possible de revenir à tout moment à une version précédente du document et de travailler à nouveau à partir de cette version.

Créer une nouvelle version

Les types documents pour lesquels une nouvelle version peut être créée sont :

• • Événement

  • Fichier

  • Foire aux questions (FAQ)

  • Glossaire

  • Image

  • Lien

  • Nouvelle

  • Photothèque

  • Question fréquemment posée

Pour créer une nouvelle version :

• Rendez-vous sur le document au sein d’un espace de travail

• Cliquez sur le lien « Créer une version » au sein de la boite d’action: un écran de confirmation apparaît.

• Cliquez sur le bouton « Créer une version »

• 
  Figure 66Création d'une nouvelle version d'un document

  Modifiez le document selon la procédure de modification d’un document (Cliquez sur le lien « Modifier » de la boîte d'actions.).

• Une fois les modifications désirées effectuées, cliquez sur le lien « Valider la version », ou « Abandonner la version »

Si vous choisissez « Valider la version », le document initial est copié et sauvegardé, et le document en cours de modification devient la version courante du document au sein de l’espace de travail.

Si vous choisissez « Abandonner la version », la version sur laquelle vous avez travaillé est supprimée et le document courant de l’espace de travail reste le document initial.

Lorsque vous avez créé et validé une nouvelle version, pour un document qui avait déjà été publié, il faut le soumettre à nouveau, et il faut que le valideur l'accepte. S'il l'accepte, la nouvelle version remplacera l'ancienne qui était publiée. S'il la rejette, l'ancienne version restera en place.

 Accéder aux versions archivées

Les versions antérieures d’un document sont accessibles de la manière suivante :

• Cliquez sur le lien « Historique » dans la boite d’action du document. La liste des versions archivées peut alors être consultée. Pour chaque version vous trouverez:

  • La date de création du document

  • Le numéro de la version

  • La langue du document

  • Un lien « Revenir à cette version » qui permet de refaire passer une version archivée en version courante.

    • Cliquez sur le lien « Revenir à cette version », une page de confirmation apparaît

    • Cliquez sur le bouton « Revenir à la version archivée », l’ancienne version devient alors le document courant de l’espace de travail. Il faudra le soumettre comme expliqué précédemment

    • Cliquez sur le bouton « Annuler », aucune action n’est effectuée (retour à l’écran historique)

 Soumettre

Qui? Tous les membres de l'espace de travail

Ce lien permet de soumettre un document que l'on a créé (voir section 4.6.1 " Soumettre un document"page 60 pour plus de détails).

 Voir

Qui? Tous les visiteurs de l'espace de travail

Le lien « Voir » permet, lorsque vous êtes sur l'interface de modification d'un document, d'avoir un aperçu de l'aspect du document.

 Modifier

Qui? Tous les membres de l'espace de travail

En cliquant sur le lien « Modifier » lorsque vous consultez un document, vous accédez à l'interface d'édition du document .

 Métadonnées

Qui?Tous les membres de l'espace de travail

Cette action permet de renseigner les métadonnées associées à un document ou un outil présent au sein d’un espace de travail et de les modifier si besoin.

Le visiteur de l'espace de travail pourra simplement consulter les métadonnées, non les renseigner ou les modifier.

Les métadonnées sont les propriétés qualifiantes des documents. Elles permettent de compléter l’information (le contenu du document) par des données structurées permettant de caractériser, identifier ou sélectionner une ressource sur le réseau et de faciliter l'utilisation des différents outils de recherche d'information (moteurs et robots de recherche, annuaires).

Les métadonnées contribuent à faciliter le signalement des documents. Elles ont, en effet, pour vocation essentielle d'améliorer les recherches en diminuant le bruit et le silence, les critères de recherche étant plus précis tout comme la description même des documents. Celles adoptées par CPS3 sont compatibles avec la norme Dublin Core, norme internationale de représentation de documents.

Figure 67 Métadonnées d'un document de type 'Fichier'

• Le champ 'Description' qui peut contenir, par exemple un résumé, une table des matières ou un texte libre décrivant le contenu.

• Le champ 'Droits', qui doit contenir des information au sujet des droits de reproduction du document. Les informations sur les droits englobent souvent les droits de propriété intellectuelle, le copyright et divers droits de propriété.

• Le champ 'Source' contient l'entité émettrice du document, c'est-à-dire une référence à une ressource à partir de laquelle le document est dérivé (en tout ou partie)

• Le champ 'Couverture' : « Il s'agit de l'étendue ou de la portée du contenu de la ressource. La couverture inclura de façon typique la localisation spatiale (un nom de lieu ou des coordonnées géographiques) une période temporelle (une étiquette temporelle, une date ou une intervalle de dates) ou une juridiction (telle qu'une entité administrative nommée) » (Dublin Core.org)

• Le champ 'Relation' sert à mettre le document en rapport avec d'autres sources d'information : il prend la forme d'un lien « http://... »

• Le champ 'Date effective' est la date de publication différée (c'est-à-dire la date à laquelle un document doit être publié). Si le valideur valide le document avant que cette date de publication différée ne soit atteinte, le document ne sera publié automatiquement qu'à la date renseignée par le contributeur. En revanche, si la date de publication différée est atteinte et que le valideur n'a pas encore validé le document, le document n'est pas publié : il ne le sera qu'à partir de l'instant où il sera validé. Si la date de publication différée n'est pas renseignée, la publication est immédiate.

• Le champ 'Date d'expiration' est la date à laquelle un document ne doit plus être visible dans une rubrique (c'est-à-dire dépublié). Après cette date, le document revient à l’état « privé ».

• Le champ 'Contributeurs' liste les noms des utilisateurs qui ont participé à l'élaboration du document.

• Le champ '