Guide CPS3.2<br/><br/>1<br/><br/>CPS 3.2<br/>Guide utilisateur<br/><br/><br/>Date<br/><br/>29/09/04<br/><br/>Version<br/><br/>Version 0.3<br/><br/>Auteur<br/><br/>Delphine Renevey<br/><br/>Contributeur(s)<br/><br/>Stéfane Fermigier Ce guide décrit les fonctionnalités du portail CPS3. Il permet à l'utilisateur de prendre en main le logiciel pour une utilisation courante et de maîtriser les fonctions fondamentales de gestion fonctionnelle de l'application.<br/><br/>Abstract<br/><br/>Etat du document<br/><br/>Email<br/><br/>dr@nuxeo.com<br/><br/>Web<br/><br/>http://www.nuxeo.com<br/><br/>Droits<br/><br/>Copyright © 2004 Nuxeo Vous avez la permission de copier, de distribuer et/ou de modifier ce document selon les termes de la GNU Free Documentation License, Version 1.1 telle que publiée par la Free Software Foundation (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) avec comme texte de couverture (Front Cover Text) « Guide utilisateur Nuxeo CPS 3 », comme texte de 4ème de couverture (Back Cover Text) « Vous êtes libres de copier et de modifier ce manuel, comme tout le logiciel et la documentation libres produits par la société Nuxeo », et comme section invariante (Invariant Section) la section « Support commercial » .<br/><br/>Licence<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>3<br/><br/>SOMMAIRE<br/>1.Introduction.................................................................. ....................................................5 2. Se connecter au portail...................................................................... ..............................6 .<br/>2.1. Procédure d'authentification.................................................................................................6 2.2. Procédure de déconnexion...................................................................................................6<br/><br/>3. Gestion des utilisateurs.......................................................................... ..........................7 .<br/>3.1. Rôles et Permissions............................................................................................................7 3.1.1. Rôles globaux.............................................................................................. .......................7 3.1.2. Rôles locaux.................................................................................... ...................................7<br/>3.1.2.1. Rôles dans les espaces de travail.........................................................................................7 3.1.2.2. Rôles dans les espaces de publication..................................................................................8 3.1.2.3. Les espaces personnels........................................................................................................8<br/><br/>3.2. Créer un nouvel utilisateur.....................................................................................................8 3.3. Créer un groupe d'utilisateurs.............................................................................................10 3.4. Consulter les annuaires.......................................................................................................11<br/><br/>4. Travail Coopératif.................................................................................. .........................13 .<br/>4.1. Espace de travail................................................................................................................13 4.1.1.Qu'est-ce qu'un espace de travail? ..................................................................................13 4.1.2.Accès aux espaces de travail............................................................................................13 4.2. Créer un espace de travail..................................................................................................13 4.3. Affecter des rôles au sein d'un espace de travail................................................................15 4.3.1.Désigner un responsable d'espace.......................................................... ..........................15 4.3.2.Désigner des membres .................................................................................... .................16 4.4.Les actions disponibles au sein d'un espace de travail........................................................17 4.4.1. Voir...................................................................................................... .............................17 4.4.2. Nouveau........................................................................................ ...................................18 4.4.3. Gérer le contenu.............................................................................. .................................19 4.4.4. Éditer................................................................................................ ................................20 4.4.5. Méta données.................................................. ................................................................20 4.4.6. Gérer les rôles locaux.................................................... ...................................................20 4.4.7. Gérer les boîtes........................................................ ........................................................20 4.5.Tour d'horizon des documents et outils disponibles............................................................20 4.5.1.Les documents............................................... ..................................................................21<br/>4.5.1.1. Document flexible ......................................................................................................... .....21 . 4.5.1.2. Fichier .............................................................................................................. .................21 . 4.5.1.3. Image ................................................................................................................................21 . 4.5.1.4. Photothèque ......................................................................................................................21 4.5.1.5. Glossaire ............................................................................................................................ 3 2 4.5.1.6. Définition de terme .............................................................................................................24 4.5.1.7. Événement .................................................................................................................... ....24 . 4.5.1.8. Lien ............................................................................................................................... ....24 . 4.5.1.9. Nouvelle ................................................................................................................ ............24 . 4.5.1.10. FAQ..................................................................................................................................24 . 4.5.1.11.La fiche d'information.........................................................................................................27 4.5.2. Les outils.................................................................................. ........................................32<br/><br/><br/>4.5.2.1. Forum......................................................................................................................... ..........32 . 4.5.2.2.La liste de diffusion.................................................................................................. ...............38 . 4.5.2.3.L'agenda................................................................................................................ ................41 4.5.3. Les actions disponibles pour un document ........................................................................46 4.5.3.1. Historique............................................................................................................ ..................46 . 4.5.3.2. Créer une version............................................................................................................. .....47 . 4.5.3.3. Soumettre.............................................................................................................................49 . 4.5.3.4. Voir................................................................................................................... ....................49 . 4.5.3.5. Modifier.................................................................................................................................49 . 4.5.3.6. Métadonnées........................................................................................................................49 . 4.5.3.7. Commenter ce document......................................................................................................51<br/><br/>4.6. Publication d'un document...................................................................................................53 4.6.1. Soumettre un document.....................................................................................................53 4.6.2.Valider un document en attente................................................................ ............................54 4.6.3. Dépublier un document.............................................................. .........................................56<br/><br/>5. Gestion des espaces de publication..................................................................................57<br/>5.1. Utilisation des espaces de publication (rubriques )................................................................57 5.2. Procédure standard de création d'un espace de publication................................................57 5.3. Affectation des rôles au sein de l'espace de publication........................................................58 5.4. Supprimer une rubrique........................................................................................................59 5.5. Modification de l'arborescence..............................................................................................60 5.6. Actions disponibles...............................................................................................................60<br/><br/>6. Personnalisation de CPS3.................................................................................................61<br/>6.1. Boîtes Globales.....................................................................................................................61 6.2. Boîtes Locales.......................................................................................................................61 6.3. Exemple de création d'une boîte...........................................................................................61 6.4. Typologie des boîtes.............................................................................................................64 6.4.1. Boîte générique.............................................................................. .....................................64 6.4.2. Boîte de texte............................................................................................ ..........................64 6.4.3. Boîte de navigation.................................................................................... ..........................65 6.4.4. Boîte de contenu.................................................................................. ...............................67 6.4.5. Boîte d'action.................................................................................. ....................................67 6.4.6. Boîte d'image...................................................................................... ................................69 6.4.7. Boîte Flash...................................................................... ....................................................70 6.4.8. Boîte Calendrier d'événements.................................................................. ..........................70 6.4.9. Boite flux RSS*................................................................................ ....................................72<br/><br/>7.Les composants optionnels...............................................................................................74 .<br/>7.1.La liste de diffusion.................................................................................................................74 7.2.L'agenda................................................................................................................................74 7.3.Le webmail.............................................................................................................................74 7.4.Autres modules......................................................................................................................74<br/><br/>8.En savoir plus....................................................................................................................75 . 9.Support commercial.................................................................................... ......................76 .<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>5<br/><br/>1. Introduction<br/>Nuxeo CPS3 est un logiciel libre sous licence GPL, réalisé au dessus de la plate-forme Zope, et qui répond aux problématiques de gestion de contenu Web, travail collaboratif et portail. Il permet de mettre en place simplement, rapidement et efficacement des portails collaboratifs à grande échelle de type intranet, extranet ou internet. CPS3 offre de nombreuses fonctionnalités pour réaliser des applications de travail collaboratif. Il s'agit d'un outil puissant et particulièrement simple d'utilisation permettant de gérer la publication de documents sur le web et de fédérer les collaborateurs autour d'axes de travail pertinents CPS est fondé sur une dichotomie entre les espaces de travail, dédiés au travail collaboratif, permettant de regrouper une communauté d'utilisateurs au sein d'un espace unique en ligne et de mettre à leur disposition un ensemble d'outils de communication et de travail documentaire (partage de documents, suivi de versions, etc.), et les espaces de publication, dédiés à la consultation des documents, et qui constituent les différentes rubriques du portail, permettant aux utilisateurs de l'application de visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail Ce document a pour but de présenter les différentes fonctionnalités de CPS3, et de vous accompagner en tant qu'utilisateur (que vous soyez administrateur général d'un site ou simple membre) dans la prise en main de l'outil.<br/><br/><br/>2. Se connecter au portail<br/>Dès lors que vous êtes inscrit, vous possédez un identifiant et un mot de passe. C'est avec ceux-ci que vous allez vous identifier. Un visiteur non-identifié a uniquement la possibilité de consulter les contenus publiés au sein des espaces de publication dont l'accès n'est pas limité. Pour vous identifier, il suffit de suivre la procédure d'authentification détaillée ci-dessous.<br/><br/>2.1. Procédure d'authentification<br/>Rendez-vous tout d'abord sur la page d'accueil du site via l'URL dédiée. Puis cliquez sur le lien « Authentification » (dans la boîte de gauche), renseignez les champs «Nom d'utilisateur» et « Mot de passe », puis cliquez sur le bouton « Authentification ». Si l'authentification échoue, vous serez prévenu par un message, et vous pourrez alors recommencer la manipulation en cliquant sur le lien « Authentification ».<br/><br/>Figure 1Interface d'authentification<br/><br/>Si l'authentification réussit, les différents onglets donnant accès aux espaces de travail et de publication apparaissent.<br/><br/>Figure 2 Authentification réussie<br/><br/>2.2. Procédure de déconnexion<br/>Lorsque vous avez terminé de travailler sur le portail, vous devez, pour des raisons de sécurité, fermer votre session. Pour vous déconnecter, il vous suffit de cliquer sur le lien « Me déconnecter » de la boîte de gauche.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>7<br/><br/>3. Gestion des utilisateurs<br/>3.1. Rôles et Permissions<br/>Chaque utilisateur est défini par un rôle, qui représente un ensemble de permissions. Il existe deux types de rôles, les rôles locaux et les rôles globaux.<br/><br/>3.1.1. Rôles globaux<br/>Ce sont les rôles à la racine de l'application. Il existe deux rôles globaux : Administrateur général (ou manager) Super utilisateur qui dispose de tous les droits sur l'ensemble de l'application. C'est lui qui crée les utilisateurs et qui leur affecte un rôle global dans l'application. Il lui est également possible de créer des groupes d'utilisateurs permettant de regrouper différents utilisateurs et de leur affecter des rôles d'une manière mutualisée. Membre ( ou contributeur) Utilisateur déclaré par le responsable de l'espace, et donc reconnu par l'application. Le rôle de membre est ensuite affiné en fonction des différentes zones (groupes de travail et domaines) qu'il consulte : ce sont les rôles locaux<br/><br/>3.1.2. Rôles locaux<br/>Un utilisateur déclaré en tant que membre pourra ensuite voir ses droits affinés en fonction de l'espace ou il se trouve.<br/><br/>3.1.2.1. Rôles dans les espaces de travail<br/>Un espace de travail* est géré par un ou plusieurs responsables*, ces derniers coordonnant les différents contributeurs du portail fédérés de manière hiérarchique ou fonctionnelle. Ainsi, chaque membre d'un espace de travail a la possibilité de contribuer en fonction de ses compétences et de ses droits au travail commun. L'accès aux espaces de travail est strictement réservé aux membres désignés des espaces en question. Il existe trois rôles au sein d'un espace de travail: responsable, membre et visiteur. Responsable de l'espace de travail Utilisateur nommé par l'administrateur de l'application, il a en charge la gestion de son espace: gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l'espace et a des droits de lecture et d'écriture. Membre de l'espace de travail (ou contributeur) Utilisateur déclaré par le responsable de l'espace. Il a des droits de lecture et d'écriture sur l'espace de travail (création de documents / outils, soumission à validation de documents, commentaires, création de nouvelles versions de documents...) Visiteur de l'espace de travail Utilisateur déclaré par le responsable de l'espace, il a des droits de lecture et peut ajouter des commentaires aux documents créés dans l'espace.<br/><br/><br/>3.1.2.2. Rôles dans les espaces de publication<br/>Espace de publication ou rubrique Espace au sein duquel l'utilisateur peut consulter les documents publiés Les espaces de publication* se définissent comme les différentes rubriques du portail. Ils permettent aux utilisateurs de l'application de visualiser le contenu produit au sein des espaces de travail. Chaque espace de publication est géré par un responsable éditorial*. Il existe trois rôles au sein d'un espace de publication : responsable éditorial, valideur et lecteur. Responsable éditorial Utilisateur nommé par l'administrateur du site, qui a en charge la gestion de sa rubrique (ou espace de publication): gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l'espace. Valideur Utilisateur déclaré par le responsable de l'espace de publication, qui a pour rôle de vérifier le contenu et la pertinence des documents et outils en attente de publication, puis de les accepter ou les rejeter à la publication au sein de la rubrique. Lecteur Utilisateur qui a le droit de consulter les documents dans les espaces de publication. Par défaut, une rubrique n'est accessible en lecture à personne. Il faut au moins y déclarer des lecteurs qui auront le droit de consulter les documents.<br/><br/>3.1.2.3. Les espaces personnels<br/>Chaque utilisateur dispose d'un espace personnel au sein duquel il peut créer, éditer, modifier et organiser ses propres documents. Cependant, il n'a pas pour vocation d'être un espace de stockage. Cet espace lui est strictement réservé et les documents qui y sont créés totalement privés. En revanche, chaque document peut être mis en commun au sein d'espaces de travail collaboratifs afin de favoriser le travail en équipe.<br/><br/>3.2. Créer un nouvel utilisateur<br/>Pour pouvoir créer un nouvel utilisateur, vous devez être administrateur général du portail. · Rendez-vous dans la partie « Annuaires » en cliquant sur le lien correspondant dans le menu « Actions du Portail » :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>9<br/><br/>Figure 3 Sélection de l'annuaire<br/><br/>· Choisissez ensuite l'annuaire « Membres » · Cliquez sur le lien « Créer une entrée dans membres » qui se situe en haut à droite. · Renseignez le formulaire proposé permettant d'enregistrer un utilisateur dans l'application. Il convient de donner un nom d'utilisateur et un mot de passe ainsi qu'un rôle global (« administrateur » ou « membre ») à l'utilisateur que l'on désire créer.<br/><br/>Figure 4 Formulaire de création d'un utilisateur<br/><br/>· Cliquez sur le bouton « Créer » pour valider l'enregistrement de l'utilisateur · Vous obtenez alors un récapitulatif des renseignements saisis, via lequel vous pouvez modifier directement les informations puis les valider en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».<br/><br/><br/>Figure 5Utilisateur créé dans l'annuaire<br/><br/>3.3. Créer un groupe d'utilisateurs<br/>La gestion des utilisateurs par groupe facilite l'attribution des rôles locaux. Pour créer un nouveau groupe vous devez être administrateur général du portail : · Dans la partie « Annuaires », choisissez l'annuaire « Groupes ». · Cliquez sur le lien « Créer une entrée dans groupes » qui se situe en haut à droite. · Renseignez le formulaire proposé permettant d'enregistrer le groupe : donnez un nom au groupe, puis sélectionnez les utilisateurs qui composeront le groupe (pour sélectionner plusieurs utilisateurs, utilisez la touche Ctrl du clavier). · Cliquez sur le bouton « Créer » pour valider l'enregistrement du groupe. · Vous obtenez alors un récapitulatif des renseignements saisis, qui vous offre la possibilité de modifier les informations en cliquant sur le lien « Modifier l'entrée », ou de supprimer le groupe en cliquant sur le lien « Supprimer l'entrée » .<br/><br/>Figure 6Création d'un groupe d'utilisateurs<br/><br/>· Si certains champs saisis sont mal formés, non valides ou existent déjà, vous devrez les re-<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 saisir (ils seront signalés d'une étoile), puis valider la création.<br/><br/>11<br/><br/>Les groupes &quot; Authenticated &quot; et &quot; Anonymous &quot; représentent respectivement l'ensemble des membres du portail inscrits dans l'annuaire, et l'ensemble des internautes non inscrits : vous pourrez par exemple donner accès en lecture aux internautes non inscrits, sur certains espaces de publication qui leur seront destinés.<br/><br/>3.4. Consulter les annuaires<br/>Tout utilisateur de Nuxeo CPS3, y compris un visiteur d'espace de travail peut consulter les différents annuaires de recherche « Membres » et « Groupes », via un formulaire de recherche multicritères. Pour consulter un annuaire : · Cliquez sur le lien « Annuaires » du menu « Actions du portail » · Cliquez sur le lien « Membres » ou sur le lien « Groupes » selon votre choix<br/><br/>Figure 7 Formulaire de recherche multicritères<br/><br/>· Renseignez dans les différents champs caractérisant un membre ou un groupe, le ou les mots clefs de la recherche. En cliquant directement sur le bouton « Rechercher », sans avoir saisi aucun mot clef, vous obtiendrez la liste de tous les utilisateurs ou groupes déclarés dans l'annuaire. · Lancez la recherche en cliquant sur le bouton « Rechercher » . · La liste des résultats de la recherche s'affiche alors :<br/><br/>Figure 8Résultats de la recherche<br/><br/><br/>· Il vous suffit alors de cliquer sur l'un de ces liens pour consulter la fiche d'information concernant l'utilisateur ou le groupe recherché :<br/><br/>Figure 9 Fiche personnelle d'un utilisateur<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>13<br/><br/>4. Travail Coopératif<br/>4.1. Espace de travail<br/>4.1.1.Qu'est-ce qu'un espace de travail?<br/>Les espaces de travail regroupent des contributeurs du site, fédérés autour de thèmes précis. Il s'agit d'espaces collaboratifs au sein desquels des utilisateurs explicitement désignés peuvent créer du contenu et avoir accès à différents outils. Chaque espace de travail peut être considéré comme une aire de stockage où les documents créés sont mutualisés. Seul l'administrateur du site a la possibilité de créer des espaces de travail à la racine du site. C'est donc lui qui crée les premiers espaces de travail et délègue par la suite les rôles de responsable pour ces espaces. Les responsables d'espaces auront alors la possibilité de créer des permissions de contribution plus ou moins élevées. Les utilisateurs ne peuvent accéder en lecture et écriture qu'aux espaces auxquels ils sont explicitement inscrits.<br/><br/>4.1.2.Accès aux espaces de travail<br/>· Un membre n'a accès qu'aux espaces de travail auxquels il est autorisé. Lorsqu'il se connecte à l'application, il voit apparaître un onglet nommé « Racine des espaces de travail ». S'il clique sur cet onglet, il aura accès à tous les espaces de travail au sein desquels l'administrateur ou le responsable d'espace lui aura attribué un rôle. · L'administrateur a accès à tous les espaces de travail. Pour accéder à la liste récapitulative des espaces de travail, il doit cliquer sur l'onglet « Racine des espaces de travail » situé sur la page d'accueil du portail. Que vous soyez simple membre ou administrateur, une fois connecté, vous arrivez sur une page qui vous propose un récapitulatif des espaces de travail auxquels vous avez accès.<br/><br/>4.2. Créer un espace de travail<br/>Qui ? L'administrateur général Pour créer un espace de travail à la racine des espaces de travail, vous devez être l'administrateur général du portail. Une fois les espaces créés à la racine, vous pourrez ensuite déléguer le rôle de responsable d'espace à d'autres membres du portail. Pour créer un nouvel espace de travail : · Cliquez sur l'onglet « Racine des espaces de travail » situé sur la page d'accueil du portail. · Cliquez sur le lien « Nouveau » dans la boîte « Actions de l'objet » · Choisissez « Espace de travail » dans la liste des types de document · Donnez un titre à l'espace de travail et cliquez sur le bouton « Ajouter » Vous obtenez une interface d'édition au sein de laquelle vous pouvez ajouter une description, et<br/><br/><br/>choisir de cacher ou non l'espace créé au sein des boîtes de navigation. Si vous cachez l'espace à la navigation, il n'apparaîtra pas au sein des boîtes de navigation, et ne sera accessible qu'en cliquant sur le lien &quot;Gérer le contenu&quot;, ou par le moteur de recherche.<br/><br/>Figure 10Création d'un espace de travail<br/><br/> En cliquant sur le lien « Voir » de la boîte d'actions de l'objet, vous obtenez un aperçu de l'espace créé :<br/><br/>Figure 11Aperçu de l'espace créé<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>15<br/><br/>4.3. Affecter des rôles au sein d'un espace de travail<br/>Qui? Le responsable de l'espace de travail Par défaut, les premiers espaces de travail ne peuvent être créés que par l'administrateur du site. Pour affecter des rôles locaux au sein d'un espace à la racine des espaces de travail, vous devez donc être administrateur général du portail : vous déléguerez leurs rôles aux premiers responsables d'espaces qui, à leur tour, vont avoir le droit d'affecter des utilisateurs et de leur attribuer des permissions au sein de leurs espace.<br/><br/>4.3.1.Désigner un responsable d'espace<br/>· Pour désigner un responsable de l'espace de travail, rendez-vous dans l'espace de travail · Cliquez sur le lien « Gérer les rôles locaux » dans la boîte « Actions de l'objet » (à droite de la page) · Recherchez l'utilisateur à affecter à l'espace de travail en fonction de son nom d'utilisateur, en utilisant la zone « Recherche de membres » :<br/><br/>Figure 12 Recherche de l'utilisateur pour affectation de rôle<br/><br/>· Associez le rôle de responsable à l'utilisateur, en cochant la case correspondant à son nom, puis en sélectionnant le rôle « Responsable » dans la liste, et en cliquant sur le bouton « Déléguer rôle » :<br/><br/><br/>Figure 13Affectation du rôle de responsable<br/><br/>Une fois le rôle affecté, l'utilisateur apparaît dans la liste récapitulative des rôles affectés pour le moment :<br/><br/>Figure 14Récapitulatif des rôles affectés<br/><br/>Pour supprimer un rôle affecté, cochez la case correspondant à l'utilisateur, puis cliquez sur le bouton &quot; Supprimer &quot;. Dans cette liste des rôles locaux vous verrez parfois les rôles affectés au niveau de l'espace de travail contenant celui-ci : il y aura écrit par exemple &quot;responsable de l'espace de travail dans ...&quot; puis le nom de l'espace de travail au dessus de celui-ci. Une fois le responsable d'espace désigné, celui-ci peut aussi gérer les rôles locaux au sein de son espace.<br/><br/>4.3.2.Désigner des membres<br/>Pour affecter le rôle de membre (ou contributeur), suivez la procédure précédente, en utilisant la recherche par nom d'utilisateur, ou de groupe :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>17<br/><br/>Figure 15Affectation de rôle à un groupe<br/><br/>Ensuite, choisissez le rôle &quot; membre &quot; dans le sélecteur.<br/><br/>Figure 16Affectation du rôle de membre à un groupe d'utilisateurs<br/><br/><br/>4.3.3.Blocage de l'héritage<br/>Dans les sous-espaces d'un espace de travail (ou de publication), les rôles locaux sont hérités. Pour bloquer cet héritage, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant au sein de l'interface de gestion des rôles locaux. Dans l'exemple suivant, on veut que tous les membres du portail soient lecteurs de tous les espaces de travail, excepté l'espace « Projets ». On affectera donc les rôles locaux au niveau de la racine des espaces comme ci-dessous :<br/><br/>Figure 17Affectation des droits au niveau de la racine des espaces<br/><br/>Il y a trois espaces de travail à la racine. Les rôles sont hérités, donc pour ces trois espaces, les membres du portail sont aussi lecteurs.<br/><br/>Figure 18Racine des espaces de travail<br/><br/>Imaginons que l'espace « Projet » ne doive pas être consulté par tous les membres, il faudra, dans l'interface de gestion des rôles locaux de l'espace « Projet », bloquer l'héritage des rôles :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>19<br/><br/>Figure 19Blocage de l'héritage des droits<br/><br/>Les membres seront alors lecteurs de tous les espaces de travail, mais ne pourront pas consulter l'espace « Projets » . il faudra ensuite affecter des droits propres pour l'espace « Projet », en suivant la procédure habituelle d'affectation des rôles locaux. La procédure est la même pour le blocage de l'héritage dans les espaces de publication.<br/><br/>4.4. Les actions disponibles au sein d'un espace de travail<br/>4.4.1. Envoyer une alerte e-mail<br/>Grâce à ce lien, vous pouvez choisir le ou les membres du portail à qui vous désirez envoyer une notification par e-mail. Vous pouvez rechercher les membres à alerter grâce à un formulaire de recherche multi-critère.<br/><br/><br/>Figure 20Envoyer une alerte e-mail<br/><br/>Vous pouvez aussi rajouter l'adresse e-mail d'autres destinataires pour cette alerte.<br/><br/>Figure 21Choix des destinataires<br/><br/>4.4.2. Voir<br/>Qui ? Tous les visiteurs de l'espace de travail Cette action, contextuelle, permet d'obtenir l'aperçu de l'aspect définitif d'un objet. Elle permet de voir, par exemple<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>21<br/><br/>· les éléments (documents, sous-espaces, services...) constituant l'espace de travail dans lequel on se trouve · un document dans sa vue finale (par opposition à l'interface à laquelle on accède lors de la modification)<br/><br/>Figure 22Aperçu d'un document<br/><br/>4.4.3. Nouveau<br/>Qui?Tous les membres de l'espace de travail C'est via cette action que vous pourrez créer n'importe quel nouvel objet dans l'espace en sélectionnant son type dans l'interface suivante :<br/><br/>Figure 23 Types de documents disponibles<br/><br/><br/>4.4.4. Gérer le contenu<br/>Qui? Tous les membres de l'espace de travail C'est via ce lien que vous pourrez supprimer un ou plusieurs document(s), organiser l'espace de travail et gérer son contenu. Pour cela, vous devez être au moins membre de l'espace de travail. En cliquant sur le lien, vous obtenez l'interface ci-dessous, proposant les actions suivantes :<br/><br/>Figure 24Interface de gestion de contenu d'un espace de travail<br/><br/>· Couper : Cette action permet de couper l'objet sélectionné à l'aide des cases à cocher pour ensuite le coller dans un autre espace ou sous-espace. Un document coupé n'apparaît plus dans son espace d'origine. · Copier : Cette action permet de copier l'objet sélectionné pour ensuite le coller dans un autre espace ou sous-espace. Un document ou un espace copié apparaît toujours dans son espace d'origine. · Renommer : Cette action permet de changer le titre d'un objet. · Supprimer : Cette action sert à supprimer un objet. · Déplacer au-dessus / Déplacer en-dessous / Déplacer au début / Déplacer à la fin : Ces actions permettent d'organiser l'ordre d'affichage des objets*. · Les options : Ces options permettent d'organiser l'affichage des objets (la façon dont ils seront triés puis affichés):<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>23<br/><br/>Figure 26Options d'affichage<br/><br/>Figure 25Options de tri<br/><br/>4.4.5. Modifier<br/>Qui? Tous les membres de l'espace de travail Cette action permet d'avoir accès au formulaire de création d'un objet et de le modifier si besoin.<br/><br/>4.4.6. Méta données<br/>Qui? Tous les membres de l'espace de travail Cette action permet de renseigner les méta-données associées à un document ou un service présent au sein d'un groupe de travail ou de les modifier si besoin.<br/><br/>4.4.7. Gérer les rôles locaux<br/>Qui? Le responsable de l'espace de travail Cette action, réservée à l'administrateur général du site et aux responsables d'espaces, permet de gérer les accès à un espace donné (ajouter, supprimer, gérer les droits des utilisateurs de cet espace). Pour plus de précisions, voir la section 4.3 « Affecter des rôles au sein d'un espace de travail » page 15.<br/><br/>4.4.8. Gérer les boîtes<br/>Qui? Le responsable de l'espace de travail Cette action, réservée à l'administrateur général du site et aux responsables d'espaces, permet de gérer les boites à l'intérieur d'un espace, afin d'en personnaliser l'apparence, le contenu et les fonctionnalités (Voir le chapitre Personnalisation de CPS3). Pour plus de détails, voir la section 6 « Personnalisation de CPS3 » page 68 )<br/><br/>4.5. Tour d'horizon des documents et outils disponibles<br/>Qui ? Tous les membres de l'espace de travail Au sein d'un espace de travail, vous avez à votre disposition plusieurs types de documents et d'outils. Les documents ont une vocation purement éditoriale : ils ont des structures qui permettent de remplir les besoins génériques d'une organisation en termes documentaires. Les outils sont de différents types : outils de communication (forum, chat), d'alerte (liste de<br/><br/><br/>diffusion), etc...<br/><br/>4.5.1.Les documents<br/>4.5.1.1. Document flexible<br/>Le document flexible permet de créer un nouveau document par l'agencement de blocs de contenu. Les différents blocs que l'on peut créer sont : bloc de lien, bloc de texte &amp; image, fichier attaché.<br/><br/>4.5.1.2. Fichier<br/>Le fichier permet de mettre en ligne un fichier externe (CPS3 supporte tous les formats de fichiers) et de l'indexer en fonction des métadonnées qui lui sont associées et de son texte intégral (seuls les types de fichiers bureautiques les plus courants peuvent être indexés en texte intégral). Le système propose une prévisualisation des fichiers Open office auxquels on aura appliqué les styles standards.<br/><br/>4.5.1.3. Image<br/>Le document de type Image permet de télécharger des images vers un groupe de travail, ou dans un document de type Photothèque depuis l'ordinateur de l'utilisateur.<br/><br/>4.5.1.4. Photothèque<br/>Il s'agit d'un document qui permet de créer une bibliothèque de documents de type « Image ». Pour pouvoir utiliser une photothèque, créez dans un premier temps le document de type « Photothèque », puis ensuite insérez-y des éléments de type « Image ». Pour cela: · Dans l'espace de travail dans lequel vous désirez créer la photothèque cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions. · Sélectionnez le type de document « Photothèque » . Après avoir donné un titre au document, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Vous obtenez l'interface suivante :<br/><br/>Figure 27Formulaire de création d'une photothèque<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>25<br/><br/>Vous pouvez alors préciser la largeur et la hauteur des miniatures (en nombre de pixels), et le nombre de miniatures et de colonnes par pages. Vous validez ensuite en cliquant sur le bouton « Créer » : le dossier photothèque, qui va contenir les images, est créé. Pour remplir la photothèque, cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions.<br/><br/>Figure 28 Création d'une image dans la photothèque<br/><br/>Vous pouvez aussi créer un sous-document de type « Photothèque » au sein d'une photothèque. Ajoutez autant d'images que vous voulez à la photothèque en cliquant sur le lien « Nouveau ». Pour visualiser la photothèque, cliquez sur le lien « Voir » au niveau de la photothèque.<br/><br/><br/>Figure 29 Aperçu de la photothèque<br/><br/>En cliquant sur l'image de votre choix, vous accédez au détail du document de type image :<br/><br/>Figure 30Aperçu d'une image de la photothèque<br/><br/>Si le nombre d'images de la photothèque est supérieur au nombre d'images par pages spécifié lors de la création, un lien « Suivants » s'affiche en bas des images pour permettre d'accéder aux suivantes. En cliquant sur le lien « Gérer le Contenu » de la boîte d'action, vous pouvez organiser la photothèque selon vos besoins. Comme tout type de document, la photothèque peut être soumise à publication*.<br/><br/>4.5.1.5. Glossaire<br/>Le glossaire représente un ensemble de documents de type « Définitions de termes » classés alphabétiquement.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>27<br/><br/>4.5.1.6. Définition de terme<br/>Une définition de terme est une entrée dans un glossaire.<br/><br/>4.5.1.7. Événement<br/>Il s'agit d'un document qui permet d'afficher des informations concernant un événement. On dispose d'une date de début et d'une date de fin de l'événement. Il peut être utilisé par exemple dans le cas de l'annonce d'une exposition temporaire ou de l'ouverture d'un musée. Il s'agit donc d'un document voué à une existence éphémère sur le portail. La boîte « Calendrier » utilise ce type de document : elle affiche en gras dans un petit calendrier en vue mensuelle les jours pour lesquels il existe un événement publié. En cliquant sur une date en gras, on obtient une vue du ou des événements.<br/><br/>4.5.1.8. Lien<br/>Le document de type Lien permet d'afficher des liens de la forme « http://www..... » vers des pages internes ou externes au portail. Le titre du lien sera le texte sur lequel les utilisateurs du portail cliqueront pour accéder à l'adresse saisie.<br/><br/>4.5.1.9. Nouvelle<br/>La nouvelle permet de publier un document de type actualité qui a pour vocation d'être vu sur le site public. Elle comprend aussi une date de parution, et on peut lui attacher un fichier et une image.<br/><br/>4.5.1.10. FAQ<br/>La Foire aux Questions* vous permettra de constituer un dossier composé d'un ou plusieurs éléments de type « Question fréquemment posée », afin de présenter des réponses aux questions que les utilisateurs du portail se posent sans avoir à leur répondre par courrier électronique. Pour pouvoir utiliser une FAQ, vous devez dans un premier temps créer le document FAQ, puis ensuite créer des éléments de type « Question fréquemment posée ». Pour cela, dans l'espace de travail dans lequel vous voulez créer la FAQ, cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions, puis sélectionnez le type de document « Foire aux Questions ». Après avoir donné un titre au document, cliquez sur le bouton « Ajouter » : vous obtenez l'interface suivante :<br/><br/><br/>Figure 31Formulaire de création d'une FAQ<br/><br/>Vous pouvez alors saisir un commentaire (facultatif) et cliquer sur le bouton « Créer ». Une fois la FAQ créée, vous avez la possibilité de créer soit un autre dossier FAQ à l'intérieur de celle-ci, soit des documents question/réponse (de type « Question Fréquemment posée »), en cliquant sur le lien « Nouveau » situé dans cet écran, dans la boîte d'actions de droite. Pour créer une question/réponse, sélectionnez le type de document « Question Fréquemment posée » et saisissez l'intitulé de la question dans le champ « titre ».<br/><br/>Figure 32Création d'une question de la FAQ<br/><br/>Puis cliquez sur le bouton « Ajouter » : vous pouvez alors saisir un complément de question, et la réponse :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>29<br/><br/>Figure 33Saisie de la réponse<br/><br/>Après avoir cliqué sur le bouton « Créer », vous obtenez un récapitulatif des données saisies dans le document Question/Réponse . En cliquant sur le lien « Voir » de la boîte d'actions, vous pouvez visualiser l'aspect final du document Question/Réponse :<br/><br/>Figure 34Type de document &quot;Question Fréquemment Posée&quot;<br/><br/><br/>Une fois toutes les questions/réponses saisies, vous pouvez alors visualiser un aperçu de la FAQ en cliquant sur le lien &quot; Voir &quot; de la boite d'actions de l'objet au niveau du dossier FAQ :<br/><br/>Figure 35 Aperçu de la FAQ<br/><br/>La FAQ peut être soumise à publication dans son intégralité, c'est-à-dire avec tous les documents Question/Réponse qui la composent. Les documents Question/Réponse peuvent aussi être publiés individuellement. La soumission à publication se fait toujours par le lien « Soumettre » de la boîte d'actions de la barre de droite.<br/><br/>4.5.1.11.La fiche d'information<br/>La fiche d'information vous permet de générer simplement par interface web des formulaires afin de réaliser, par exemple, des enquêtes ou des sondages auprès des utilisateurs. Les résultats issus de ces formulaires sont exportables au format CSV, ce qui permet de les exploiter ensuite via un tableur. 4.5.1.11.1.Créer la fiche d'information Pour créer une fiche d'information, sélectionnez le type de document « Fiche d'information » dans la liste des documents disponibles, et saisissez le titre et la description du document :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>31<br/><br/>Figure 36Création de la fiche d'information<br/><br/>Une fois que vous avez validé en cliquant sur &quot; Créer &quot;, vous pouvez saisir un message à l'intention de celui qui va renseigner la fiche. Le système génère les statistiques afférentes (option sélectionnable : les statistiques sont effectuées sur les champs à choix fermés). Si vous désirez que ces statistiques soient éditées avec le message final, vous devez cocher la case « Afficher les statistiques avec le message final » Si vous souhaitez que l'utilisateur voie apparaître les derniers renseignements saisis au sein de cette fiche, cochez la case « Afficher la dernière saisie » :<br/><br/><br/>Figure 37Propriétés de la fiche d'information<br/><br/>4.5.1.11.2.Créer les champs de la fiche Ensuite vous devez créer un a un les champs du formulaire dont vous venez de saisir les propriétés. Pour créer les champs de cette fiche d'information, cliquez sur le lien « Modifier le formulaire » de la boîte d'actions : l'interface de génération de fiche permet de créer tout type de formulaire HTML, avec contrôle de saisie sur les types de champs définis (ex : email, téléphone, date, etc.) et d'obliger la saisie de certains champs. Vous obtenez l'interface de génération de fiche suivante :<br/><br/>Figure 38Interface de génération des champs de la fiche d'information<br/><br/>Pour créer un champ, saisissez un identifiant pour ce champ, sélectionnez son type, puis cliquez sur<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 « Ajouter un champ » : Les types de champs disponibles sont :  titre : permet d'ajouter un titre dans le formulaire  Chaîne de caractère : champ de saisie texte simple  Adresse e-mail : champ de saisie texte simple (avec contrôle de forme valide d'émail)  URL :champ de saisie texte simple (vérification de forme valide d'URL)  Date :champ de saisie date (vérification de forme valide de date JJ/MM/AAAA)  Mot de passe : champ de saisie de mot de passe  Nombre entier : champ de saisie nombre entier  Nombre décimal : champ de saisie nombre décimal  Numéro de téléphone : champ de saisie texte simple (vérification de validité du numéro )  Zone de texte : zone de saisie de texte (plusieurs lignes)  Adresse : zone de saisie d'une adresse<br/><br/>33<br/><br/> Bouton radio : liste de choix sous forme de boutons radio (Affichage vertical ou horizontal des choix)  Case à cocher : choix case à cocher  Liste déroulante : liste de choix déroulante (Choix simple ou multiple)  Bouton de validation : valide le formulaire et le stocke (Possibilité de transmission des données par mail)  Bouton d'effacement : Efface le formulaire  Chaîne invisible : valeur cachée (transmise au serveur mais non affiché à l'utilisateur)  Commentaires : affiche un texte de commentaire  Fichier : champ de téléchargement de fichier<br/><br/><br/>Figure 39Édition d'un champ de type « case à cocher »<br/><br/>Une fois le type de champ choisi, saisissez un libellé : il précédera le champ dans la fiche.<br/><br/>Figure 40Exemple de création d'un champ &quot;bouton radio&quot;<br/><br/>Chaque champ possède des propriétés et contrôles spécifiques (exemple: liste de choix pour un champ de type Liste déroulante) décrit dans le tableau des champs. Il existe aussi un ensemble de paramètres génériques proposés pour chaque type de champ, à savoir:<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 · Taille: taille du champ lors de l'affichage du formulaire · Taille maximum: nombre de caractères maximum lors de la saisie de texte · Valeur par défaut: valeur initiale du champ · Obligatoire: rend le champ obligatoire lors de la saisie du formulaire.<br/><br/>35<br/><br/>· Enchaîner avec le champ suivant: affiche le champ courant et le prochain sur la même ligne (ex : Nom ­ Prénom). Une fois le champ créé, cliquez sur le bouton « Modifier ». Note : Attention à ne pas oublier de faire apparaître, à la fin de la fiche, au moins un bouton de validation, et un bouton de réinitialisation si besoin est. Vous pouvez organiser les champs entre eux à l'aide des boutons « Déplacer vers le haut », « Déplacer vers le bas» et « Supprimer » :<br/><br/>Figure 41Gestion des champs du formulaire<br/><br/>Une fois tous les champs nécessaires créés, vous obtenez une visualisation de la fiche construite en cliquant sur le lien « Voir » de la boite d'actions :<br/><br/><br/>Figure 42Aperçu du sondage<br/><br/>4.5.1.11.3.Contrôles et aide à la saisie Lors de la validation d'un formulaire, le système procède à une vérification de la saisie. Ce contrôle se base sur la nature et la configuration de chaque champ (forme, obligatoire ou non, taille, etc.). S'il détecte une erreur, le formulaire est affiché à nouveau, renseigné avec les données saisies. Le système indique pour chaque champ la nature de l'erreur et marque les champs erronés en rouge. Les champs obligatoires sont marqués par une astérisque suivant le libellé. · Nature des contrôles sur email : on contrôle présence d'un . et de @ · Nature des contrôles N° de téléphone : pas de lettre Comme tout type de document, la fiche d'information peut être soumise à publication et validée pour apparaître dans les rubriques. 4.5.1.11.4.Stockage et récupération des données Lors de la validation d'un formulaire et si tous les contrôles sont passés, les données du formulaire sont stockées dans la base. Les données d'un formulaire sont exportables au format CSV. Il est nécessaire de préciser que l'export du fichier CSV peut s'effectuer a posteriori sur la totalité des entrées formulaire stockées en base.<br/><br/>4.5.2. Les outils<br/>4.5.2.1. Forum<br/>Au sein des espaces de travail ou de publication, vous disposez d'un service permettant de communiquer avec les membres de l'espace grâce à un système de messages et de réponses : le forum. 4.5.2.1.1.Créer un forum Qui? Tous les membres d'un espace de travail ­ Le responsable de l'espace de publication Pour créer un forum, vous devez suivre la démarche suivante: · Rendez-vous dans un espace de travail ou dans une rubrique · Cliquez sur le lien « Nouveau » dans la boite d'actions<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 · Choisissez « Forum » dans la liste des objets proposés · Donnez un titre en utilisant le champ de bas de page et cliquez sur « Ajouter » · Puis, dans le formulaire suivant, remplissez les champs qualifiant le forum.<br/><br/>37<br/><br/>Figure 43Création d'un forum<br/><br/>· Choisissez le type de modération: · A priori : les messages postés sur le forum doivent être validés par le modérateur du forum avant d'être visibles pour les utilisateurs. · A posteriori : les messages postés sont visibles pour les autres utilisateurs dès qu'ils sont publiés, le modérateur peut cependant les rendre invisibles ou les supprimer a posteriori . · Cliquez sur « Modifier » . 4.5.2.1.2. Les rôles au sein du forum Par défaut, les membres et lecteurs d'un espace de travail sont automatiquement posteurs sur le ou les forum(s) contenu(s) dans cet espace, et le(s) responsable(s) de l'espace, modérateur(s).<br/>4.5.2.1.2.1.Déclaration de posteurs pour le forum<br/><br/>Au sein d'un forum, un posteur est un utilisateur qui est autorisé à poster des messages. Pour déclarer un posteur dans le forum que vous venez de créer, vous devez :  Cliquer sur le lien « Gestion des rôles locaux » présent dans la boite d'actions  Rechercher les utilisateurs que vous désirez déclarer en tant que posteurs (c'est-à-dire utilisateurs pouvant participer au forum) à l'aide de l'interface de recherche suivante :<br/><br/><br/>Figure 44Recherche des membres par groupe<br/><br/> Sélectionner le ou les utilisateur(s) que vous décidez de déclarer comme posteur(s) parmi les résultats renvoyés par la recherche à l'aide des cases à cocher :<br/><br/>Figure 45Délégation du rôle de posteur à un groupe<br/><br/>· Leur affecter la qualité de « Posteur sur forum » à l'aide du sélecteur. · Puis, pour finir, cliquer sur le bouton « Déléguer rôle »<br/>4.5.2.1.2.2.Déclaration d'un modérateur pour le forum<br/><br/>Au sein d'un forum, un modérateur est un utilisateur qui est chargé de filtrer les messages postés. Pour affecter un modérateur au forum que vous venez de créer :  Cliquez sur le lien « Gestion des rôles locaux »présent dans la boite d'action<br/><br/>Figure 46Interface de recherche de membres<br/><br/> Recherchez les utilisateurs que vous désirez déclarer en tant que modérateur à l'aide de l'interface de recherche suivante :  Sélectionnez le ou les utilisateur que vous désirez déclarer comme modérateurs parmi les résultats renvoyés par la recherche à l'aide des cases à cocher  Affectez lui/leur la qualité de « Modérateur de forum » à l'aide du sélecteur suivant :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>39<br/><br/>Figure 47Choix du modérateur<br/><br/>· Vous obtenez une interface récapitulative des différents intervenants pour ce forum :<br/><br/>Figure 48Interface récapitulative des rôles affectés<br/><br/>4.5.2.1.3.Participation au forum Qui? Les membres déclarés posteurs sur le forum, mes membres et lecteurs de l'espace de travail Pour participer à un forum, vous devez être déclaré dans la zone dans laquelle il est disponible.<br/>4.5.2.1.3.1.Créer un message à la racine du forum<br/><br/>· Rendez-vous dans une rubrique ou dans un espace auquel vous avez accès · Cliquez sur le titre du forum auquel vous désirez participer · Cliquez sur nouveau fil · Un formulaire de saisie apparaît, renseignez les champs sujet et message<br/><br/><br/>Figure 49Envoi d'un message par un posteur<br/><br/>Une fois le message saisit, cliquez sur &quot; Poster &quot;<br/><br/>Figure 50Apparence du message posté<br/><br/>Dans le cas d'un forum modéré a priori, la contribution apparaît précédée d'un point rouge. Cela signifie que le message n'est pas visible par les autres participants au forum et qu'il doit être validé par le modérateur :<br/><br/>Figure 51Message à valider par le modérateur<br/><br/>4.5.2.1.3.2. Répondre à un message<br/><br/>· Cliquez sur l'intitulé du message au sein de la liste des messages :<br/><br/>Figure 52Liste de messages<br/><br/>· Cliquez sur le bouton « Répondre » : · Suivez la procédure de création de message précédemment décrite.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>41<br/><br/>Figure 53Détail du message<br/><br/>· Vous obtenez l'écran suivant :<br/><br/>Figure 54liste des fils de discussion<br/><br/>4.5.2.1.4. Modération du forum Qui? Le(s) membre(s) déclaré(s) modérateur du forum · Rendez-vous sur le forum dont vous êtes modérateur<br/><br/>Figure 55Modération d'un message<br/><br/>· Sélectionnez les messages à traiter à l'aide des cases à cocher (ceux précédés d'un point rouge ne sont pas visibles par les utilisateurs) au sein de la liste des messages. · Vous pouvez alors effectuer les actions suivantes :  Cliquez sur « Publier »: rend consultable par les utilisateurs le message sélectionné (action disponible pour les messages précédés d'un point rouge)  Cliquez sur « Dépublier » : rend invisibles les messages sélectionnés publiés sur le forum (leur affecte un point rouge)  Cliquez sur « Supprimer » : supprime de façon définitive le message sélectionné. Vous pouvez publier et dépublier un message autant de fois que nécessaire, mais la suppression est définitive.<br/><br/><br/>4.5.2.2.La liste de diffusion<br/>La liste de diffusion vous permet d'adresser des messages (lettres d'information par exemple), par e-mail à une liste d'abonnés. Vous pouvez adresser les mails aux utilisateurs inscrits à un espace de travail / de publication, aux membres du portail et à des utilisateurs externes au portail. 4.5.2.2.1. Création d'une liste de diffusion Qui? L'administrateur général du portail et les responsables d'espaces de travail Pour créer une nouvelle liste de diffusion, vous devez suivre la procédure ci-dessous : · Rendez-vous dans l'espace de travail ou dans la rubrique (dans ce dernier cas, vous devez être responsable de la rubrique) dans laquelle vous désirez créer la liste. · Cliquez sur le lien « Nouveau » de la boîte d'actions · Sélectionnez « Liste de diffusion » dans les types de documents disponibles · Nommez la nouvelle liste et validez la création en cliquant sur « Ajouter » · Vous obtenez l'interface suivante :<br/><br/>Figure 56Création d'une liste de diffusion<br/><br/>· Choisissez le type de liste de diffusion :  « Divers » : la liste de diffusion est envoyée à des utilisateurs selon la volonté de son responsable  « Notification » : la liste de diffusion envoie un mail automatiquement lors de la création d'un document au sein de l'espace de travail ou lors de la publication d'un document dans une rubrique · Renseignez les champs suivants :<br/>· · ·<br/><br/>Titre : le titre de la liste Description : description facultative pour la liste Adresse de la liste ou adresse de l'expéditeur formel (champ obligatoire): adresse qui sera affichée dans le champ « adresse de l'expéditeur » à la réception d'un mail provenant de cette liste et à laquelle les abonnés pourront répondre. Case à cocher « Modérée » : permet de décider si les mails envoyés à la liste vont passer par une étape de vérification et de validation avant d'être envoyés aux abonnés et archivés,<br/><br/>·<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 ou non.<br/>·<br/><br/>43<br/><br/>Champ « Modérateur » : adresse email du membre de l'espace de travail qui aura pour mission de vérifier le contenu des mail postés vers la liste de diffusion si celle -ci est modérée. Sélecteur « Archivée »<br/>· · ·<br/><br/>·<br/><br/>pas archivée: les lettres envoyés et reçues sont archivées et organisées (voir archive) texte pur : seul le texte de la lettre sera archivé avec pièce jointe/ les pièces jointes contenues dans les mails sont archivées<br/><br/>·<br/><br/>Champ « Serveurs autorisés » (ou Mail-Transfer-Agent-Hosts ) : Option de sécurité. Ce sont les serveurs qui sont autorisés à faire des envois au serveur Zope sur lequel tourne le liste de diffusion. Si ce champ reste vide, il n'y a pas de vérification de sécurité (tous les hôtes peuvent effectuer des envois)<br/><br/>· Cliquez sur le bouton « Valider » 4.5.2.2.2.Modération de la liste Pour qu'une liste soit modérée, il suffit, à la création de celle-ci, de cocher la case &quot; Modérée &quot; puis de saisir l'adresse email du modérateur dans le champ &quot; Modérateur &quot; Le modérateur de la liste est obligatoirement un membre de l'espace de travail au sein duquel est crée la liste. Il aura pour mission de vérifier le contenu des mail postés vers la liste de diffusion si celle -ci est modérée. Le modérateur reçoit chaque mail entrant et doit le valider. Il n'est envoyé et archivé qu'une fois validé. La lettre d'information (envoyée depuis le portail vers les abonnés) quant à elle n'est pas modérée. 4.5.2.2.3.Abonnement/désabonnement Pour pouvoir utiliser une liste de diffusion, c'est-à-dire la recevoir et y répondre, vous devez vous être préalablement abonné à celle-ci. · S'abonner Qui? L'administrateur général du portail, les responsables et les membres d'un espace de travail Pour s'abonner, rendez-vous sur la liste de diffusion en question, cliquez sur le lien &quot; S'abonner &quot; et entrez votre adresse e-mail dans le champ indiqué. · Abonner quelqu'un Qui? L'administrateur général du portail, les responsables et les membres d'un espace de travail peuvent abonner des utilisateurs aux listes de diffusion. Il n'est pas nécessaire d'être membre d'un espace de travail, ni membre du portail, pour être abonné par un membre aux listes de diffusion de cet espace . Pour abonner quelqu'un à une liste, rendez-vous sur celle-ci, cliquez sur le lien correspondant. Ensuite, saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous désirez abonner puis validez.<br/><br/><br/>4.5.2.2.4.Gestion des abonnés Qui? Seuls l'administrateur général du portail et les responsables d'espaces de travail peuvent gérer les abonnées des liste de diffusions qui se trouvent au sein de l'espace dont ils sont responsables. 4.5.2.2.5.Pour gérer les abonnés, rendez-vous sur la liste puis cliquez sur le lien &quot; Gestion des abonnés &quot;. Vous pouvez alors supprimer ou modifier tous les renseignements de cet écran. 4.5.2.2.6.Envoyer un message Qui ? Tout responsable ou membre d'un espace de travail Rendez-vous sur la liste de diffusion concernée, dans l'espace de travail, cliquez sur le lien &quot; Envoyer une lettre d'information &quot;, rédigez la lettre, renseignez le sujet puis cliquez sur &quot; Envoyer &quot;. Celle-ci sera alors envoyée aux abonnés, et archivée si l'option correspondante a été activée. Note : Si un non-abonné essaie d'envoyer un mail à la liste, il reçoit un mail l'informant qu'il n'a pas les droits suffisants, et lui fournissant l'adresse e-mail du valideur, ce mail n'étant ni archivé ni transmis aux abonnés. La lettre d'information écrite depuis le liste de diffusion ne passe pas par une validation par le modérateur. 4.5.2.2.7.Répondre à la liste Qui ? Tout membre de l'espace de travail abonné à la liste de diffusion, ou toute personne ayant été abonnée à la liste. Vous pouvez écrire un mail à l'adresse de la liste de diffusion. Celui -ci sera transmis à tous les abonnés de la liste et archivé si l'option est activée. Attention, si la liste de diffusion est modéré, il passera par une validation du modérateur avant d'être transmis aux abonnés. Lorsque vous avez répondu à la liste, un mail vous est envoyé pour vous prévenir que votre courrier est en phase d'approbation par le valideur. Note : Si vous écrivez un mail a la liste sans y être abonné, celui-ci sera rejeté. 4.5.2.2.8.Archives de mail Quand l'option d'archivage est active pour une liste de diffusion, les lettres d'information envoyées depuis la liste et les réponses envoyées à la liste par les abonnés sont archivées. Note : un mail contenant des pièces jointes est archivé sous la forme d'un document flexible. Le nombre de fichiers téléchargés au sein du document flexible correspondra au nombre de pièces jointes dans le mail. · Consulter les archives Qui ?Tout utilisateur qui a au moins des droits de lecture sur l'espace de travail dans lequel se trouve la liste. Pour consulter les archives, rendez-vous sur cette liste puis cliquez sur le lien &quot;Archives&quot;. Vous obtenez un tableau récapitulatif des archives par mois . En cliquant sur le contenu d'un mois, vous pouvez alors accéder à tous les messages échangés pendant cette période : · Gérer les archives Qui ? l'administrateur général du portail et les responsables d'espaces (de travail et de publication dans lequel se trouve la liste)<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>45<br/><br/>Pour gérer les archives, rendez-vous sur la liste en question. Les archives de mail y sont classées par année puis par mois :<br/><br/>Figure 57Archives de mails<br/><br/>Pour une année et un mois précis, le nombre de mails archivés s'affiche dans la cellule correspondante . Il suffit de cliquer sur ce nombre pour accéder à ces archives :<br/><br/>Figure 58Mail contenu dans l'archive du mois de septembre<br/><br/>4.5.2.3.L'agenda<br/>Vous pouvez disposer au sein du portail d'un agenda de travail personnel, qui se trouvera dans votre espace personnel. Mais vous pouvez aussi créer un agenda au sein d'un espace de travail : il devient alors l'agenda de l'espace ou agenda partagé. L'agenda partagé permet d'afficher et de gérer des événements au sein d'un espace. C'est le responsable de l'espace de travail qui décide d'ouvrir cette zone qui permettra de créer des événements. L'affichage des événements s'effectue sous forme calendaire. Il existe plusieurs vues d'événements : · vue quotidienne · vue hebdomadaire · vue mensuelle Vous pouvez passer respectivement aux mois/semaines/jours précédents et suivants via les flèches correspondantes &quot; &lt;&lt; &quot; et &quot; &gt;&gt; &quot;. Vous pouvez créer soit des réunions soit des événements au sein de l'agenda .<br/><br/><br/>Figure 59Vue hebdomadaire de l'agenda<br/><br/>4.5.2.3.1.La réunion L'agenda partagé permet d'organiser des réunions en invitant plusieurs personnes à participer à un événement au sein d'un même endroit.<br/>4.5.2.3.1.1.Création d'une réunion<br/><br/>Pour créer une réunion, rendez-vous sur l'agenda concerné, cliquez sur le lien &quot; Assistant &quot;. Ensuite, saisissez les renseignements au sein de l'assistant de création : · Intitulé de la réunion · Description (facultative) · Date (début et fin) de la période de recherche de disponibilité · Heure (début et fin) de la période de recherche de disponibilité · Lieu de la réunion (facultatif) · Personnes conviées (interface de recherche des personnes conviées ) · Durée désirée de la réunion (en heures) · Statut de la réunion :confirmé ou non confirmé · Catégorie : personnel ou travail La recherche des personnes que vous souhaitez convier à sa réunion se fait via le formulaire de recherche suivant: · Recherchez les personnes par nom d'utilisateur, ou de groupe · Cochez les cases correspondantes au sein du résultat de la recherche · Validez Ensuite, choisissez la plage temporelle (jours et heures) au sein de laquelle vous désirez que la réunion aie lieu :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>47<br/><br/>Figure 60Création d'une réunion<br/><br/>Le système superpose alors les agendas des différents participants sélectionnés afin de trouver une plage temporelle libre commune. C'est en fonction de l'agenda personnel des invités et des réunions déjà enregistrées que l'agenda de l'espace détermine les périodes de disponibilité Une fois cette recherche de disponibilité effectuée, vous pouvez alors choisir une période de temps parmi les propositions .<br/><br/><br/>Figure 61 Vérification de disponibilité et gestion des participants<br/><br/>Vous n'avez plus qu'a renseigner les propriétés de la réunion : Les participants conviés reçoivent alors un message généré automatiquement voué à les avertir de l'événement prévu. Ce message contient un lien vers la page de l'événement créé de manière à ce qu'ils puissent aller confirmer ou non leur participation.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>49<br/><br/>Figure 62Interface de création de la réunion<br/><br/>4.5.2.3.1.2.Modification et suppression d'une réunion<br/><br/>Pour modifier ou supprimer une réunion, il vous suffit de vous rendre sur cette réunion, en cliquant dessus, puis de cliquer sur les liens &quot; Modifier &quot; ou &quot; Supprimer &quot; qui se trouvent dans la boîte d'actions. 4.5.2.3.2.L'évènement<br/>4.5.2.3.2.1.Création d'un évènement<br/><br/>L'agenda permet de programmer des évènements périodiques. C'est-à-dire qu'un même événement peut apparaître, par exemple, tous les vendredis de 10 heures à 11h30 pendant une période de temps définie. Pour créer un nouvel événement à l'intérieur de cet agenda, il suffit de se rendre sur l'agenda de l'espace de travail et de sélectionner « Créer un nouvel évènement », ou de cliquer sur le bouton &quot;+&quot; en bas de chaque colonne de l'agenda. Un formulaire de création s'affiche alors. Il est composé des champs suivants : · Intitulé de l'évènement · Type d'évènement  Standard : évènement ponctuel,  Sur plusieurs jours : il dispose alors d'une date de début et de fin d'événement pour répéter celui-ci sur plusieurs jours consécutifs.<br/><br/><br/> Récurrent : programmation d'événements périodiques sans exception, c'est-à-dire qu'un même évènement peut apparaître, par exemple, tous les vendredis de 10 heures à 12h pendant une période de temps définie, bornée par une date de début et de fin d'événement · Date : format date (JJ/MM/AAAA) (champ obligatoire) · Heure de début et de fin de l'événement · Lieu : (facultatif par défaut) · Statut : confirmé ou non confirmé · Catégorie : choix entre personnel, privé, autre · Transparent : un évènement est transparent si la personne concernée reste disponible pendant la période de temps indiquée. · Description (champ facultatif par défaut) La visibilité des événements contenus au sein de ces agendas est conditionnée par leur nature : privée ou publique. Un code couleur permet de distinguer ces deux types d'événements. · évènement privés : l'objet des évènement privés n'est pas communiqué mais les utilisateurs voient qu'une zone de temps est réservée. · évènement publics : les évènement publics (objets et zone de temps occupée) sont visibles par tous les utilisateurs authentifiés. Pour créer un évènement sur plusieurs jours, ou réccurent, vous devez sélectionner le choix correspondant dans le sélecteur &quot; Type d'évènement &quot;, puis cliquer sur le bouton &quot; Changer de type &quot;. L'interface s'adapte alors aux exigences du type d'évènement sélectionné. Vous pouvez aussi gérer les utilisateurs participants à cet événement . Il lui faut alors cliquer sur le lien &quot;Gérer les participants&quot; dans la boîte d'actions de l'objet, puis rechercher les participants qu'il désire avertir et inscrire. La recherche des participants se fait par par nom, adresse mél et par groupe.<br/>4.5.2.3.2.2.Modification ou Suppression d'un évènement<br/><br/>Il est également possible de modifier ou supprimer un événement. Pour cela, vous devez vous rendre dans l'agenda, cliquer directement sur l'évènement à modifier ou à supprimer, puis cliquer sur le lien &quot; Modifier &quot; ou &quot; Supprimer &quot;. Lors de la suppression, vous pouvez choisir d'envoyer ou non une notification par mail aux participants. Notifications A la création d'un évènement, les participants recevront automatiquement des notifications, sous forme de requêtes les invitant à visionner le nouvel évènement auquel ils sont invités . Ils auront alors les alternatives suivantes: · Confirmer cet évènement · Ignorer cet évènement · essayer : il notifie qu'il essaiera de participer à cet évènement · décliner : il refuse l'évènement · décliner et effacer : il refuse l'évènement et celui-ci disparaît de son agenda<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 4.5.2.3.3.Rôles sur un agenda<br/><br/>51<br/><br/>Une fois que cet agenda est créé, les utilisateurs de l'espace héritent automatiquement (par défaut), pour agir dessus, de leurs rôles au sein de l'espace :<br/>·<br/><br/>Le responsable de l'espace de travail est également responsable de l'agenda, c'est-à-dire qu'il en gère les droits, Le contributeur de l'espace de travail est également contributeur de l'agenda, c'est-à-dire qu'il a des droits d'écriture et de lecture dessus, Le visiteur de l'espace de travail est également visiteur de l'agenda, c'est-à-dire qu'il a des droits de lecture dessus. Ces droits sont toutefois paramétrables manuellement. Il suffit de vous rendre sur l'agenda et de cliquer sur le lien &quot; Gérer les rôles locaux &quot;. Après avoir recherché les utilisateurs auxquels vous voulez donner un rôle au sein de l'agenda, sélectionnez ce rôle, avant de valider les modifications.<br/><br/>·<br/><br/>·<br/><br/>4.5.2.3.4.Agendas de salles et de ressources Lors de la création d'un agenda partagé, au sein du formulaire d'édition, vous pouvez choisir de créer un agenda de salle, ou de ressource, ce qui vous permettra, par exemple, d'obtenir, pendant la création d'une réunion, les salles et matériels (video projecteur...) disponibles.<br/><br/>Figure 63Création d'un agenda de salle<br/><br/>Lorsque vous avez créé une réunion dans l'agenda partagé d'un espace de travail par exemple, vous pouvez, via le lien &quot;Gérer les participants&quot;, faire une réservation de salle ( ou de ressource) :<br/><br/><br/>Figure 64Création d'une réunion avec réservation de salle<br/><br/>Le système vérifie la disponibilité de la salle et envoie une requête à son gestionnaire. Une fois que le gestionnaire de salle valide la demande, la salle est réservée pour le crénau horaire défini.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>53<br/><br/>4.5.3. Les actions disponibles pour un document<br/>4.5.3.1. Historique<br/>En cliquant sur le lien &quot; Historique &quot;, vous pouvez consulter : · Le statut* du document Aussi appelé son état de validation, il détermine qui est autorisé à le voir, et détermine son état dans le workflow*.<br/>·<br/><br/>Un document ayant un statut travail peut être consulté par les responsables, membres et visiteurs de l'espace de travail, et peut être édité par les membres de ce même espace de travail et par les responsables. Un document qui a été soumis à publication dans une ou plusieurs rubriques sera défini comme « en attente »dans l'historique. Seuls les objets ayant un statut publié seront accessibles aux lecteurs des rubriques.<br/><br/>·<br/><br/>·<br/><br/>· La version d'un document : A chaque fois que l'utilisateur modifie le document, le numéro de sa version est incrémenté. · L'historique d'un document : L'historique permet de consulter toutes les actions effectuées sur un document depuis sa création : qui a fait quoi, et quand, sur le document. Par exemple, voici l'historique de la première version d'un document de type « Nouvelle », avant publication:<br/><br/>Figure 65Historique du document avant publication<br/><br/>Le membre soumet cette nouvelle à publication dans les rubriques &quot; Informations générales &quot; et &quot; A la une &quot;. Les valideurs des espaces de publication concernés doivent alors valider ou rejeter la demande de publication. Ici le responsable de l'espace de publication &quot; Informations générales &quot; a validé la demande de publication : l'historique du document indique alors le numéro de version (Version 1), et l'état (publié dans la section &quot; Informations générales) : Si le document est modifié (lien «Modifier» dans la boîte des actions ), une deuxième version de ce document est créée, et l'utilisateur peut revenir aux versions archivées .<br/><br/><br/>Illustration 1Historique du document après publication<br/><br/>Une fois soumis par son créateur, et publié (c'est-à-dire accepté par le valideur), la nouvelle version (Version 2) remplace la première. Statut d'un document État du document à travers le workflow de validation (travail, attente, publié) Workflow Chaîne de validation d'un document ou service<br/><br/>4.5.3.2. Créer une version<br/>Qui? Tout membre de l'espace de travail 4.5.3.2.1.Gestion et suivi des versions L'application propose un système de gestion des versions d'un document. Ce système permet à plusieurs personnes de travailler sur un même document sans que le travail des uns n'écrase celui des autres. Dans le cas déjà abordé de la modification d'un document (action «éditer»), lorsque les modifications effectuées sont validées, la version précédente du document est écrasée. En revanche, lorsque l'on crée une version, toute modification du document donne lieu à la sauvegarde du document initial. Il est alors possible de revenir à tout moment à une version précédente du document et de travailler à nouveau à partir de cette version. 4.5.3.2.2.Créer une nouvelle version Les types documents pour lesquels une nouvelle version peut être créée sont :  Événement  Fichier  Foire aux questions (FAQ)  Glossaire  Image  Lien  Nouvelle  Photothèque  Question fréquemment posée Pour créer une nouvelle version : · Rendez-vous sur le document au sein d'un espace de travail<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>55<br/><br/>· Cliquez sur le lien « Créer une version » au sein de la boite d'action: un écran de confirmation apparaît. · Cliquez sur le bouton « Créer une version »<br/><br/>Figure 66Création d'une nouvelle version d'un document<br/><br/>· Modifiez le document selon la procédure de modification d'un document (Cliquez sur le lien « Modifier » de la boîte d'actions.). · Une fois les modifications désirées effectuées, cliquez sur le lien « Valider la version », ou « Abandonner la version » Si vous choisissez « Valider la version », le document initial est copié et sauvegardé, et le document en cours de modification devient la version courante du document au sein de l'espace de travail. Si vous choisissez « Abandonner la version », la version sur laquelle vous avez travaillé est supprimée et le document courant de l'espace de travail reste le document initial. Lorsque vous avez créé et validé une nouvelle version, pour un document qui avait déjà été publié, il faut le soumettre à nouveau, et il faut que le valideur l'accepte. S'il l'accepte, la nouvelle version remplacera l'ancienne qui était publiée. S'il la rejette, l'ancienne version restera en place. 4.5.3.2.3. Accéder aux versions archivées Les versions antérieures d'un document sont accessibles de la manière suivante : · Cliquez sur le lien « Historique » dans la boite d'action du document. La liste des versions archivées peut alors être consultée. Pour chaque version vous trouverez:  La date de création du document  Le numéro de la version  La langue du document  Un lien « Revenir à cette version » qui permet de refaire passer une version archivée en version courante.  Cliquez sur le lien « Revenir à cette version », une page de confirmation apparaît<br/><br/><br/> Cliquez sur le bouton « Revenir à la version archivée », l'ancienne version devient alors le document courant de l'espace de travail. Il faudra le soumettre comme expliqué précédemment  Cliquez sur le bouton « Annuler », aucune action n'est effectuée (retour à l'écran historique)<br/><br/>4.5.3.3. Soumettre<br/>Qui? Tous les membres de l'espace de travail Ce lien permet de soumettre un document que l'on a créé (voir section 4.6.1 &quot; Soumettre un document&quot;page 60 pour plus de détails).<br/><br/>4.5.3.4. Voir<br/>Qui? Tous les visiteurs de l'espace de travail Le lien « Voir » permet, lorsque vous êtes sur l'interface de modification d'un document, d'avoir un aperçu de l'aspect du document.<br/><br/>4.5.3.5. Modifier<br/>Qui? Tous les membres de l'espace de travail En cliquant sur le lien « Modifier » lorsque vous consultez un document, vous accédez à l'interface d'édition du document .<br/><br/>4.5.3.6. Métadonnées<br/>Qui?Tous les membres de l'espace de travail Cette action permet de renseigner les métadonnées associées à un document ou un outil présent au sein d'un espace de travail et de les modifier si besoin. Le visiteur de l'espace de travail pourra simplement consulter les métadonnées, non les renseigner ou les modifier. Les métadonnées sont les propriétés qualifiantes des documents. Elles permettent de compléter l'information (le contenu du document) par des données structurées permettant de caractériser, identifier ou sélectionner une ressource sur le réseau et de faciliter l'utilisation des différents outils de recherche d'information (moteurs et robots de recherche, annuaires). Les métadonnées contribuent à faciliter le signalement des documents. Elles ont, en effet, pour vocation essentielle d'améliorer les recherches en diminuant le bruit et le silence, les critères de recherche étant plus précis tout comme la description même des documents. Celles adoptées par CPS3 sont compatibles avec la norme Dublin Core, norme internationale de représentation de documents. Il s'agit d'informations telles que :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>57<br/><br/>Figure 67 Métadonnées d'un document de type 'Fichier'<br/><br/>· Le champ 'Description' qui peut contenir, par exemple un résumé, une table des matières ou un texte libre décrivant le contenu. · Le champ 'Droits', qui doit contenir des information au sujet des droits de reproduction du document. Les informations sur les droits englobent souvent les droits de propriété intellectuelle, le copyright et divers droits de propriété. · Le champ 'Source' contient l'entité émettrice du document, c'est-à-dire une référence à une ressource à partir de laquelle le document est dérivé (en tout ou partie) · Le champ 'Couverture' : « Il s'agit de l'étendue ou de la portée du contenu de la ressource. La couverture inclura de façon typique la localisation spatiale (un nom de lieu ou des coordonnées géographiques) une période temporelle (une étiquette temporelle, une date ou une intervalle de dates) ou une juridiction (telle qu'une entité administrative nommée) » (Dublin Core.org) · Le champ 'Relation' sert à mettre le document en rapport avec d'autres sources d'information : il prend la forme d'un lien « http://... » · Le champ 'Date effective' est la date de publication différée (c'est-à-dire la date à laquelle un document doit être publié). Si le valideur valide le document avant que cette date de publication différée ne soit atteinte, le document ne sera publié automatiquement qu'à la date renseignée par le contributeur. En revanche, si la date de publication différée est atteinte et que le valideur n'a pas encore validé le document, le document n'est pas publié : il ne le sera qu'à partir de l'instant où il sera validé. Si la date de publication différée n'est pas renseignée, la publication est immédiate.<br/><br/><br/>· Le champ 'Date d'expiration' est la date à laquelle un document ne doit plus être visible dans une rubrique (c'est-à-dire dépublié). Après cette date, le document revient à l'état « privé ». · Le champ 'Contributeurs' liste les noms des utilisateurs qui ont participé à l'élaboration du document. · Le champ 'Login de l'auteur' est l'identifiant de l'utilisateur principalement responsable de la création du document. · Le sélecteur 'Activer les commentaires' donne ou enlève la possibilité de saisir des commentaires à la consultation du document. · Le champ 'Vignette' permet d'afficher une vignette en face du document dans la liste des documents du groupe de travail. Les métadonnées obligatoires sont accompagnés d'une étoile rouge.<br/><br/>4.5.3.7. Commenter ce document<br/>Qui?:Tous les visiteurs de l'espace de travail Afin d'optimiser les opportunités de travail coopératif, il est possible d'activer des commentaires sur les documents. Les commentaires activés, les visiteurs pourront alors saisir leurs remarques concernant le document qu'ils sont entrain de visionner. Pour activer les commentaires, dans la page de gestion des métadonnées d'un document ou d'édition du contenu, sélectionnez « oui » la liste « Activer les commentaires? » :<br/><br/>Figure 68Activation des commentaires<br/><br/>Un lien « Commenter ce document » apparaît alors dans la boîte d'action propre au document :<br/><br/>Figure 69boîte &quot;Actions de l'objet&quot;<br/><br/>En cliquant sur ce lien, vous obtenez une page de contribution aux commentaires du document. · Renseignez les champs adéquats du formulaire et cliquez sur le bouton poster :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>59<br/><br/>Figure 70Saisie du commentaire<br/><br/>· L'aspect visuel du document, avec ses commentaires, sera le suivant :<br/><br/>Figure 71Visualisation du commentaire au sein du document<br/><br/>Le commentaire est attaché au document au sein de l'espace de travail, mais n'est pas publié quand le document l'est.<br/><br/><br/>4.6. Publication d'un document<br/>Pour publier un document, il est nécessaire d'avoir mis en place au moins un espace de travail et un espace de publication (auquel on a pris le soin d'affecter un valideur).<br/><br/>4.6.1. Soumettre un document<br/>Qui? Les membres de l'espace de travail Pour pouvoir soumettre un document à publication, vous devez être membre ou responsable de l'espace de travail dont il fait partie. · Rendez-vous sur le document à publier<br/><br/>Figure 72Soumission à publication d'un document<br/><br/>· Cliquez sur le lien « soumettre » situé dans la boite d'actions à droite · Choisissez la ou les rubrique(s) de destination · Attachez un commentaire (facultatif) à destination du valideur. Les commentaires sont attachés au document mais ne sont pas publiés. Ils ont pour vocation de faciliter la communication entre les contributeurs de l'espace de travail et les valideurs de rubrique. · Cliquez sur le bouton « Soumettre à publication » La demande va alors être transmise au(x) valideur(s) de rubrique et apparaîtra sur la page des documents à valider de ce(s) dernier(s) Le document passe alors de l'état « privé » à l'état «en attente » de publication :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>61<br/><br/>Figure 73historique du document soumis<br/><br/>Le valideur de l'espace de publication au sein duquel le document a été soumis est alors averti qu'il doit examiner un document pour validation. Une fois que le document est validé (par le(s) valideur(s) au sein de la rubrique concernée), il apparaît comme ci-dessous (statut « publié » en vert) au sein de la section:<br/><br/>Figure 74État du document dans la section après publication<br/><br/>4.6.2.Valider un document en attente<br/>Qui? Le valideur de l'espace de publication Cette phase est consécutive à la phase de soumission. Une fois que le document a été soumis, il doit être validé (par le valideur) pour pouvoir être publié. Le valideur à été désigné par l'administrateur général du site ou par le responsable de l'espace de publication. Un document peut être soumis à publication dans un ou plusieurs espaces de publication. Lorsqu'un utilisateur a soumis un document à publication dans la rubrique dont vous êtes valideur, vous devez valider ce document pour qu'il apparaisse dans la rubrique: · Accédez au document à valider, dans votre rubrique · Acceptez / rejetez le document à valider en cliquant sur le lien correspondant dans la boîte d'actions (à droite) En cas d'acceptation, · Confirmez l'acceptation dans la rubrique. Vous pouvez rajouter un commentaire à destination de la personne qui lui a soumis le document :<br/><br/><br/>Figure 75Validation du document par le valideur<br/><br/>· Cliquez sur «Publier» et le document est publié au sein de votre rubrique En cas de rejet, · Vous pouvez rajouter un commentaire. Cliquez sur « Rejeter la publication » :<br/><br/>Figure 76Procédure de validation : document rejeté<br/><br/>· Cliquez sur « Valider » et le document retourne à l'état privé (il n'est pas publié dans la rubrique) Dans le cas ou vous êtes valideur au sein de plusieurs espaces de publication, il vous est possible d'accepter un document au sein d'un espace de publication et de le rejeter d'un autre.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>63<br/><br/>4.6.3. Dépublier un document<br/>Qui? Le valideur de l'espace de publication Pour dépublier un document, rendez-vous sur le document à dépublier dans l'espace de publication dont vous êtes valideur. · Cliquez sur le lien « Dépublier » au sein de la boîte d'actions (à droite). Le document est dépublié de l'espace de publication. Vous obtenez l'interface suivante qui vous permet de commenter votre décision :<br/><br/>Figure 77Procédure de dépublication<br/><br/>· Cliquez ensuite sur le bouton « Dépublier ce document » après avoir ajouté un commentaire motivant la dépublication. Le document n'apparaît plus dans la liste des documents de la rubrique.<br/><br/><br/>5. Gestion des espaces de publication<br/>5.1. Utilisation des espaces de publication (rubriques )<br/>Les espaces de publication (ou rubriques) permettent de consulter le contenu des différents documents et outils publiés sur le portail. Chaque espace de publication dispose d'un ou plusieurs responsables chargés de leur gestion (validation des documents pour publication, création de sous-rubriques et gestion des lecteurs autorisés). La possibilité de créer des espaces de publication à la racine du site est réservée à l'administrateur. Il existe trois rôles génériques au sein d'un espace de publication : · Responsable : son rôle est de gérer l'espace de publication et de restreindre ou d'élargir l'accès au contenu des espaces dont il a la charge. Il a, en plus, tous les droits du valideur. · Valideur : son rôle consiste à vérifier le contenu des documents et outils crées au sein de cet espace, c'est à dire d'accepter ou de rejeter les documents qui lui sont soumis pour validation · Lecteur autorisé (« lecteur ») : le lecteur autorisé peut lire le contenu d'un espace de publication réservé.<br/><br/>5.2. Procédure standard de création d'un espace de publication<br/>Qui? L'administrateur du portail (pour les espaces de niveau 1)­ Les responsables d'espace de publication. Pour créer un nouvel espace de publication vous devez suivre la procédure suivante : · Rendez-vous à la racine des rubriques, ou dans l'espace de publication au sein duquel vous désirez créer ce nouvel espace. · Cliquez sur le lien « Nouveau » situé dans la boîte d'actions de droite, · Sélectionnez « Section » et saisir le titre de la rubrique, · Cliquez sur « Ajouter »<br/><br/>Figure 78Création d'une rubrique<br/><br/>· Ensuite, définissez les propriétés de l'espace de publication (titre, description) · Validez la création de la nouvelle rubrique en cliquant sur le bouton « Enregistrer et éditer » (pour rester sur le formulaire de modification) ou sur le bouton « Enregistrer et voir » (pour avoir un aperçu de la nouvelle rubrique)<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>65<br/><br/>Figure 79Saisie des propriétés de la rubrique<br/><br/>5.3. Affectation des rôles au sein de l'espace de publication<br/>Une fois l'espace de publication créé, vous devez lui affecter un ou plusieurs responsables éditoriaux. C'est ensuite au responsable du nouvel espace qu'incombe la gestion des utilisateurs et l'affectation des rôles. Il pourra ainsi : · Nommer des responsables éditoriaux : Lorsqu'un responsable de rubrique désire déléguer la gestion de cet espace à l'un de ses collaborateurs (ou un groupe d'utilisateur), il lance une recherche sur le collaborateur en question puis l'affecte à l'espace de publication en tant que responsable. · Nommer les valideurs : Lorsqu'un responsable d'espace désire déléguer la validation des documents de cet espace à l'un de ses collaborateurs (ou un groupe d'utilisateur), il lance une recherche sur le collaborateur en question puis l'affecte à l'espace de publication en tant que valideur. · Nommer des lecteurs : le responsable de l'espace de publication peut nommer des lecteurs. Ces derniers sont alors les seuls à pourvoir accéder au contenu de l'espace. Lorsqu'aucun lecteur n'est spécifié, le contenu de l'espace n'est accessible à personne. Pour affecter des lecteurs, valideurs ou responsables à un espace de publication, suivez la procédure suivante : · Rendez-vous dans la rubrique dont vous voulez gérer les affectations · Cliquez sur le lien « Gérer les rôles locaux » · A l'aide du formulaire de recherche multicritères, choisissez l'utilisateur (ou le groupe d'utilisateurs) · Choisissez le rôle à affecter · Affectez le rôle désiré et cliquez sur « Déléguer rôle » Vous obtenez alors un écran récapitulatif des utilisateurs (ou groupes) et des rôles qui leur ont été<br/><br/><br/>Figure 80Affectation des rôles au sein de la rubrique<br/><br/>affectés:<br/><br/>Figure 81Récapitulatif des rôles affectés<br/><br/>Pour autoriser l'accès public à une rubrique, le responsable pourra par exemple utiliser le groupe &quot; Anonymous &quot; et lui affecter le rôle de lecteur. Ainsi, les internautes, sans être inscrits au sein du portail, pourront consulter des informations qui leur sont dédiées.<br/><br/>5.4. Supprimer une rubrique<br/>Qui? Le responsable de la rubrique mère de celle que l'on veut supprimer Lorsque vous supprimez une rubrique, vous ne supprimez pas les documents qui y sont publiés, ces derniers sont toujours disponibles au sein de l'espace de travail au sein duquel ils ont été créés. Pour supprimer une rubrique, il convient de suivre la procédure suivante: · Rendez-vous dans la rubrique contenant la rubrique que vous désirez supprimer · Cliquez sur le bouton « Gérer le contenu » :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>67<br/><br/>Figure 82Suppression d'une rubrique<br/><br/>· Sélectionnez la rubrique à l'aide des cases à cocher · Cliquez sur le bouton orange « Supprimer » · Un message de confirmation apparaît · Cliquez sur OK : la rubrique est supprimée<br/><br/>5.5. Modification de l'arborescence<br/>Pour agrémenter les espaces de publication, vous pouvez les organiser entre eux via le lien « Gérer le contenu » situé dans la boite d'actions à droite de la page. Vous pouvez ainsi: déplacer, couper, copier, coller...des espaces de publication. Vous pouvez aussi utiliser les boutons « Déplacer au dessus » et « Déplacer en dessous » pour modifier l'ordre d'apparition des rubriques dans l'arborescence<br/><br/>5.6. Actions disponibles<br/>Ce sont sensiblement les mêmes actions que celles qui sont disponibles au sein d'un espace de travail (voir section 4.4 &quot; Les actions disponibles au sein d'un espace de travail &quot; page 19)<br/><br/><br/>6. Personnalisation de CPS3<br/>Qui? L'administrateur et les responsables d'espace En créant et organisant des boîtes, vous pouvez personnaliser l'aspect visuel et les fonctionnalités du portail. Ces boîtes peuvent contenir par exemple du texte, des images, des actions, des animations, un agenda... Il existe deux niveaux de personnalisation et de gestion des boîtes. L'un est réservé à l'administrateur du portail (boîtes globales) et l'autre est accessible à tous les responsables d'espaces (boîtes locales). Enfin, chaque utilisateur authentifié a la possibilité de gérer les boîtes au sein de son espace privé.<br/><br/>6.1. Boîtes Globales<br/>Qui? L'administrateur du portail Elles sont créées à la racine et peuvent être visibles sur toutes les pages du portail, quel que soit l'utilisateur. En cliquant sur le lien « Gérer les boîtes à la racine » du menu supérieur gauche, vous avez accès à une interface de gestion de l'aspect et de l'organisation graphique des boîtes globales du portail. Vous avez ainsi la possibilité de créer des boîtes globales, qui sont des blocs de texte ou de documents que vous pouvez disposer selon ses besoins sur les pages.<br/><br/>6.2. Boîtes Locales<br/>Qui? Le responsable d'un espace de travail/d'une rubrique Elles ne seront visibles qu'au niveau local dans cet espace/rubrique. En cliquant sur le lien &quot; Gérer les boîtes &quot; de la boîte d'actions sur la droite de l'écran, vous pouvez créer de nouvelles boîtes locales. N'importe quel utilisateur ayant un espace privé peut créer des boites au sein de celui-ci, car il a des permissions de responsable sur son espace privé.<br/><br/>6.3. Exemple de création d'une boîte<br/>Pour créer une boîte dans un espace de travail ou une rubrique, rendez-vous dans le répertoire où vous voulez la créer, puis cliquez sur le lien « Gérer les boîtes à la racine » pour créer une boîte globale, ou sur le lien « Gérer les boîtes » du menu « Actions de l'objet » pour créer une boîte locale. · Vous obtenez l'interface de gestion des boîtes suivante:<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>69<br/><br/>Figure 83Interface de gestion des boîtes globales<br/><br/>· Puis cliquez sur le lien « Ajouter une boîte » en haut à droite, et choisissez le type de boîte à créer. · Validez la création en cliquant sur le bouton « Ajouter » :<br/><br/>Figure 84Création d'une boîte de contenu<br/><br/>· Vous obtenez l'interface d'édition de la boîte créée. · Renseigner les champs suivants , communs à tous les types de boîtes:<br/><br/><br/>Figure 85Saisie des champs communs à tous les types de boîte<br/><br/>· Le titre de la boîte · L'emplacement de la boîte, c'est-à-dire dans quelle partie de l'écran elle apparaîtra:<br/><br/>Figure 86Emplacement des boîtes<br/><br/>· Lorsqu'une boîte est crée à l'emplacement « Habillage du répertoire courant », elle remplacera les boîtes crées dans « Habillage par défaut ». · L'habillage de la boîte, à savoir :  Boîte simple  Boîte min/max/fermeture  Boîte min/max  Boîte avec cadre<br/><br/><br/>Guide CPS3.2  Boîte avec cadre et sans titre  Boîte sans cadre  Boîte sans cadre et sans titre · La visibilité de la boîte:<br/><br/>71<br/><br/> Pour que la boîte apparaisse uniquement au niveau du répertoire (et pas dans l'arborescence de celui-ci) dans lequel elle a été créée, décocher les deux cases.  Pour que la boîte apparaisse dans le répertoire où elle a été créée et dans son arborescence, il faut cocher la case « Visible dans les sous répertoires »  Pour que la boîte apparaisse dans l'arborescence du répertoire dans laquelle elle a été créée mais pas dans le répertoire, cocher la case « Visible UNIQUEMENT dans les sous répertoires » · Dans chaque type de boîte, des modèles de boîtes sont déjà programmées pour mettre en place rapidement les fonctionnalités les plus fréquemment utilisées. Par exemple, plusieurs modèles de type « Boîte Générique » sont disponibles :<br/><br/>Figure 87Modèles préconfigurés de boîtes génériques<br/><br/>· Après avoir saisi ces informations communes à toutes les boîtes, vous devez saisir les informations spécifiques selon le type de boîte choisi.<br/><br/>6.4. Typologie des boîtes<br/>6.4.1. Boîte générique<br/>La boîte générique peut contenir des éléments divers tels qu'une ligne de séparation, un séparateur, un logo, un formulaire de recherche, un titre, le fil d'Ariane, ...<br/><br/>6.4.2. Boîte de texte<br/>Elle affiche tout simplement du texte simple ou du HTML.<br/><br/><br/>6.4.3. Boîte de navigation<br/>Elle représente une aide à la navigation dans les répertoires du portail. Elle propose un affichage des différents espaces et sous espaces de travail ou de publication. Elle est paramétrable : vous pouvez en effet choisir la racine, c'est-à-dire le chemin du répertoire à partir duquel les éléments seront affichés dans la boîte de navigation, la profondeur (le nombre de niveaux à afficher), et les options d'affichage : · &quot; Profondeur &quot; : nombre de niveaux de répertoires affichés · &quot; Afficher uniquement les répertoires accessibles &quot; permet de choisir d'afficher tous les espaces, ou seulement les espaces auxquels l'utilisateur à le droit d'accéder (selon ses droits) · &quot; Afficher uniquement les sous-répertoires &quot; permet de ne pas afficher le nom de l'espace de premier niveau (à partir de la racine saisie), mais seulement les noms des sous-espaces · &quot; Afficher les responsables des répertoires &quot;, permet d'afficher les noms et prénoms des responsables de chaque espace · &quot; Afficher la description des répertoires &quot; permet d'afficher en dessous du nom de l'espace, la description saisie dans les propriétés de l'espace. · &quot; Afficher la racine de la hiérarchie &quot; permet d'afficher ou non la racine de la hiérarchie (saisie plus haut dans le champ &quot;Racine&quot;) · &quot; Icône &quot; permet d'afficher ou non une icône représentant le type de répertoire.<br/><br/>Figure 88Création d'une boîte de navigation<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>73<br/><br/>Il est impossible de créer une boîte de navigation qui comprenne à la fois la racine des espaces de travail et la racine des rubriques. Vous devez choisir dans quelle partie vous désirez créer la boîte.<br/><br/><br/>6.4.4. Boîte de contenu<br/>Elle permet d'afficher le contenu d'un répertoire ou le résultat d'une recherche. La partie inférieure du formulaire propose une recherche multicritère pour le contenu de la boîte :<br/><br/>Figure 89Recherche multi-critère du contenu<br/><br/>· Pour rechercher le contenu en fonction de sa provenance, saisissez le chemin du répertoire duquel les documents proviendront, dans le champ &quot; Répertoire &quot; · Pour préciser la recherche, remplissez les champs nécessaires à la recherche. · Si vous saisissez un mot clef dans le champ « titre », tous les documents dont le titre contiendra le mot saisit seront affichés. Il en va de même pour le champ « Description ». · Les mots saisis dans le champ « Plein texte » seront recherchés dans le plein texte d'un document, y compris dans les fichiers téléchargés. · Vos pouvez aussi affiner la recherche en fonction de l'état du document (travail, en attente, publié) · Vous pouvez filtrer les documents en fonction de leur type, et de leur date de dernière modification. Par exemple, ici, la boîte de contenu va faire figurer les documents de tout type dont l'état est « En attente »<br/><br/>6.4.5. Boîte d'action<br/>Ce type de boîte liste les actions appartenant à une ou plusieurs catégories :<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>75<br/><br/>Figure 90Création d'une boîte 'Actions de l'utilisateur'<br/><br/>Vous obtenez les actions dont l'utilisateur de l'application dispose :<br/><br/>Figure 91Boite d'actions<br/><br/><br/>6.4.6. Boîte d'image<br/>Ce type de boîte permet d'afficher une image. Dans l'exemple suivant, en créant une boîte locale au niveau d'un espace de travail, vous pourrez créer une sorte d'image l'entête d'espace, visible uniquement au niveau de l'espace, et non au niveau des sous espaces :<br/><br/>Figure 92Création d'une boîte d'image<br/><br/>Vous obtenez ainsi une boîte qui chapeaute la page et permet de l'illustrer :<br/><br/>Figure 93Rendu de la boîte d'image en entête de page<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>77<br/><br/>6.4.7. Boîte Flash<br/>Ce type de boîte permet d'afficher une animation Macromedia Flash. Il suffit de rechercher le fichier .swf d'animation flash et de le charger. L'animation est alors lancée automatiquement à l'intérieur de la boîte flash :<br/><br/>Figure 94Aperçu de la boîte flash en entête d'un espace de travail<br/><br/>6.4.8. Boîte Calendrier d'événements<br/>Ce type de boîte permet de récupérer tous les documents de type événement créés dans le répertoire choisi et de les afficher au sein d'un calendrier.<br/><br/><br/>Figure 96Boîte d'évènements de l'espace de travail<br/><br/>Figure 95Création d'une boîte d'évènements<br/><br/>Vous obtenez une boîte de calendrier, les dates en gras étant les dates des différents événements à partir desquels la boîte a été construite. En cliquant sur ces dates, vous obtenez une visualisation de l'évènement correspondant.<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>79<br/><br/>6.4.9. Boite flux RSS*<br/>La boîte RSS permet d'importer dynamiquement et périodiquement un flux de données synthétiques provenant d'un site externe ou partenaire producteur d'information (la période étant paramétrable dans la ZMI). Elle permettra d'afficher au sein du portail les actualités provenant de l'extérieur. Pour créer une boîte RSS, suivez la procédure suivante : · cliquez sur le lien « nouvelle boîte » · choisissez le type de boîte « Flux RSS » · choisissez l'emplacement, l'affichage et l'habillage · choisissez le channel, c'est-à-dire, le site Web depuis lequel on veut importer le flux RSS · choisissez le nombre d'objets que vous désirez afficher<br/><br/>Figure 97 Création d'une boîte flux RSS<br/><br/>Après avoir validé, vous obtenez une boîte qui affiche les actualités venant du site dont vous avez choisi le channel:<br/><br/><br/>Figure RSS<br/><br/>98<br/><br/>Boîte<br/><br/>Flux RSS (Really Simple Syndication) Un flux RSS est un document XML mis à jour régulièrement contenant les données structurées décrivant simplement un information (titre, date, auteur, résumé...).<br/><br/><br/>Guide CPS3.2<br/><br/>81<br/><br/>7. En savoir plus<br/><br/>Pour en savoir plus sur Nuxeo<br/><br/>Pour en savoir plus sur CPS<br/><br/>Pour en savoir plus sur Zope<br/><br/>Pour en savoir plus sur Python Pour en savoir plus sur les listes de diffusion http://lists.nuxeo.com/mailman/listinfo<br/><br/><br/>8. Support commercial<br/>Nuxeo CPS est édité par la société Nuxeo SARL qui met à disposition de ses clients dans le cadre de leur projets une équipe de consultants et d'ingénieurs spécialisés dans les technologies Open Source. Nos coordonnées: Nuxeo SARL 18-20, rue Soleillet 75020 Paris Tél: +33 (0)1 40 33 79 87 Fax: +33 (0)1 43 58 14 15 Mél: contact@nuxeo.com Web: http://www.nuxeo.com/<br/><br/><br/>Guide CPS3.2 Glossaire<br/><br/>83<br/><br/>Administrateur général (ou manager): super utilisateur qui dispose de tous les droits sur l'ensemble de l'application. Espace de travail : Espace dans lequel l'utilisateur peut créer, organiser, gérer, modifier des objets (espaces, répertoires, sous-répertoires, documents, outils) Espace de publication ou rubrique : espace au sein duquel l'utilisateur peut consulter les documents publiés FAQ : Foire aux questions Flux RSS (Really Simple Syndication) Un flux RSS est un document XML mis-à-jour régulièrement contenant les données sur une source d'information. Il permet de proposer des informations en provenance de sites externes ou partenaires ou recevoir les mises à jour de sites Forum : service permettant aux utilisateurs d'un espace de travail ou de publication de communiquer entre eux grâce à un système de messages et de réponses Lecteur: utilisateur qui aura le droit de consulter les documents dans les espaces de publication. Membre (contributeur) d'un espace de travail: utilisateur déclaré par le responsable de l'espace, qui a des droits de lecture et d'écriture sur l'espace de travail(création de documents / outils, soumission à validation de documents, commentaires, création de nouvelles versions de documents...) Objets : Documents et outils Publication : Rendre disponible au sein d'un ou plusieurs espaces de publication un document créé au sein d'un espace de travail Responsable: utilisateur nommé par l'administrateur de Nuxeo CPS3, qui a en charge la gestion de son espace de travail: gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l'espace et a des droits de lecture et d'écriture. Responsable éditorial: utilisateur nommé par l'administrateur du site, qui a en charge la gestion de sa rubrique (espace de publication, rubrique): gestion des utilisateurs et affectation de rôles, organisation physique de l'espace. Statut d'un document : État du document à travers le workflow de validation (travail, attente, publié) Valideur: utilisateur déclaré par le responsable de l'espace de publication, qui a pour rôle de vérifier le contenu et la pertinence des documents et outils en attente de publication, puis de les accepter ou les rejeter à la publication au sein de la rubrique. Visiteur: utilisateur déclaré par le responsable de l'espace de travail, qui a des droits de lecture et peut ajouter des commentaires aux documents créés dans l'espace. Workflow : Chaîne de validation d'un document ou service